Számla teljesítése, kelte és esedékessége

A számla teljesítési dátuma az a dátum, amely nappal az áru átadása vagy a szolgáltatás teljesítése megtörténik. A számlán szereplő tételek ezzel a nappal kerülnek könyvelésre, a számla ezzel a dátummal szerepel az áfa bevallásban. Ezt a dátumot használja minden listázó program is, amely a számla forgalomról ad felvilágosítást. A teljesítési dátumot a számlázó adhatja meg, a program csak felajánlja az aktuális dátumot.

A kiállítás dátuma mindig az aktuális napi dátum, ezt a program adja.

Az esedékesség mezőbe a számla kifizetésének határideje kerül. Ezt a számla keltéhez képest ajánlja fel a program.

A fizetési mód illetve a partner törzs karbantartóban állítható be, hogy hány nap fizetési határidőt ajánljon fel a program. Ez a beajánlás felülbírálható a számla készítése közben.

Készpénzes számla esetén a program a teljesítési dátumot és az esedékességet a számla keltével azonosra állítja (akkor is ha a kezelő más dátumot adott meg!).

Számla száma

A számlák sorszámát az exPanda vállalatirányítási rendszer adja, azokat a felhasználó nem tudja átírni vagy módosítani. A számlaszám maszk a felhasználó cég igényei szerint a rendszer konfigurálásakor beállításra kerül (például, hogy hány jegyű sorszámozást használjon a program) és ettől kezdve ezt használja a program. A program számlaszámokat folyamatosan, kihagyásmentesen és módosíthatatlanul adja ki.

A számla rögzítése alatt a számlának egy ideiglenes “zz”-karakterekkel kezdődő sorszáma van, az ilyen számlák módosíthatók és törölhetők is (pl. hibás rögzítés esetén). A számla nyomtatáskor kapja meg a végleges sorszámát, amely kihagyásmentesen követi az előző számla sorszámát. A végleges sorszámmal ellátott, lenyomtatott számla nem módosítható és nem törölhető!

Vevő kiválasztása vagy új vevő felvitele

A partner mezőben a már létező, a partnertörzsbe bevitt cégek közül lehet választani. Ha olyan cég a vevő, aki még nem szerepel a törzsállományban, vagy a meglévő cég valamely adata módosult, akkor mód van az új cégek felvételére vagy a cégek adatainak módosítására a cégválasztó ablakban is.

A számla kiállításához a cég neve és a címe, és adószáma szükséges, a többi adat megadása nem kötelező.

Az Adószám mezőben csak magyar belföldi adószámot szabad rögzíteni, a Külföldi adószám mezőben a külföldi adószámokat.

Magánszemélyek esetén a NINCS szöveget kell megadni az Adószám mezőben. FONTOS! Csak magánszemélyek esetén szabad megadni a NINCS szöveget. Ha az adószám mezőben a NINCS szöveg meg van adva, akkor a program nem küldi el a partner adatait a NAV-nak, és ebben az esetben áfát visszaigényelni nem tud a cég.

Cégnek csak az adószám megadása mellett lehet számlát kiállítani.

Ha a külföldi partnernek nincs adószáma (magánszemély), akkor csak belföldi áfás számlát lehet kiállítani számára.

Az Unió bármely tagállama esetén csak akkor állítható ki export számla, ha a cégnek van uniós adószáma. Ha nincs az uniós cégnek uniós adószáma, akkor csak magánszemélyként vásárolhat, belföldi áfás számlával. Ezért uniós állam esetén a program ellenőrzi, hogy a külföldi adószámmezőben a megadott adószám betűvel kezdődik-e, de az adószám helyességét NEM ellenőrzi! Azt a számla kiállítójának kell ellenőriznie.

Unión kívüli állam esetén a külföldi adószámmező tartalmának helyességét nem tudja ellenőrizni a program.

A számlázási név mezőt akkor kell kitölteni, ha a cégnév mezőben a cég neve nem fér ki. Ilyenkor a cégnév mezőbe rövidített nevet kell írni, a számlázási név mezőbe pedig a cég teljes nevét. A különböző listákon a rövid név fog szerepelni. Ha a számlázási név meg van adva, akkor ez a név jelenik meg a különböző bizonylatokon.

A cég címe három mezőbe kerül: az elsőbe az irányítószám, a másodikba a város neve, a harmadikba az utca és házszám, a levél címzés tagolásának megfelelően.

A bankszámla szám mezőben megadhatjuk a partner bankszámlaszámát, ha azt ismerjük.

A fejléc további adatai

A hivatkozási szám mező alkalmas arra, hogy a szállító levél számát vagy a megrendelés számát rögzítsük. Ennek a mezőnek a tartalmát a számlára is kinyomtathatja a rendszer, ha ezt a rendszer konfigurálásakor beállítottuk.

A megjegyzés mezőbe beírt szöveget a gép a számla megjegyzés rovatába nyomtatja ki.

A megjegyzés gyorsabb megadásának módját kínálja a típusszöveg mező, amely lehetőséget ad a megjegyzések rövidítésére. Ez azt jelenti, hogy a kinyomtatandó számla megjegyzés sorába bizonyos a rendszer konfigurálása során meghatározandó szövegeket jelölhetünk ki. Ezeket a szövegeket a típusszöveg karbantartóban rögzíthetjük és a számla fejlécében a típusszövegek mezőben hivatkozhatunk rá. Egy számlán több rövidítést is használhatunk.