A exPanda vállalatirányítási rendszer különböző információkat ad a cikkekről: mely raktárban milyen készlet van az adott cikkből, mennyi ebből az eladható mennyiség, van-e beszállítói rendelés a cikkre, van-e foglalás a cikkből, mennyi a cikk ára egy adott partner számára, milyen szállítási, beérkezési határidők kapcsolódnak a cikkhez.
Készlet információk
A rendszerben kétféle készlet van. Az egyik a bizonylatokon rögzített mennyiségekből számolt készlet, amit nem számként tárolunk a rendszerben, hanem mindig aktuálisan számítja ki a program, amikor a felhasználó lekérdezi a készletet. Az adott raktárhoz tartozó összes bizonylat az alapja. Ez a készlet például arra ad választ, hogy hány darab található adott cikkből valamely raktárban. Ez a készlet valóságos, fizikailag megszámolható készlet.
A másik készlet valamilyen szempont, igény szerint kalkulált készlet, mely a valóságos, fizikailag megszámlálható készlet halmaza. E készlet számításának többféle bizonylat lehet alapja, például raktárak, kimenő vagy bejövő számlák, stb. A készlet számításának módja és beállítása a felhasználó igényeinek megfelelően történik, általában a program beüzemelésekor vagy később, újabb készletszámítási igények megfogalmazásakor.
E készletek például arra a kérdésre adnak választ, hogy
- mennyi az éppen eladható készlet
- hány darab már megrendelt cikk érkezését várjuk a beszállítótól
- hány darab van befoglalva a vevő részére egy cikkből
Láthatjuk, hogy ezek nem fizikailag megszámlálható készletek, hanem előre meghatározott szempontok alapján kiszámítandó darabszámok.
Például fontos, hogy már számlaírás közben, a számla lezárása előtt a már számlán levő mennyiségekkel csökkenjen a szabad készlet mennyisége, így párhuzamos számlázás esetén a valóban eladható készletet látja majd a számlázó. Ekkor még nem készült el a raktárbizonylat, ami csökkentené a készletet, hiszen az csak a számla lezárásakor jön létre.
De a szabad készletet csökkenti például a foglalási bizonylatra írt mennyiség is. Bár a foglalásban levő termékek fizikailag még a raktárban vannak, a raktárkészlet részét képezik, de nem számíthatjuk a szabad készlethez. Tehát kell egy olyan darabszámnak lennie, amelyik megmutatja a felhasználónak, hogy pillanatnyilag mennyi a szabad készlete.
E kalkulált készleteket úgynevezett készletoszlopokban jeleníti meg a program, ezeket az oszlopokat találjuk az aktuális készletnézegető ablakban.
Az aktuális készletnézegető elsődlegesen ezeket a virtuális készleteket mutatja, amiből eladni fognak, vagy amiből a kereskedők dolgoznak, hiszen a felhasználó számára fontos, hogy lássa, mennyi az értékesíthető darabszám, és hogy az adott cikk helyileg hol, melyik raktárban érhető el.
A készletoszlopok értékei folyamatosan épülnek a bizonylatok rögzítése közben.
Az ablak felépítése, funkciói
Készletoszlopok – Az ablak közepén levő táblázatban a cikkek listáját és a készletoszlopokat látjuk. Az oszlopok szabadon elnevezhetők a nyilvántartott készlet alapján.
Készletoszlop beállítások – Beállítható, hogy mely készletoszlopok jelenjenek meg, és az oszlopok alapértelmezett nevét meg lehet változtatni.
Több telephely készletének megjelenítése – Több telephellyel és közös adatállománnyal rendelkező cég esetén a készletoszlopok telephelytől függően jelenítik meg a készlet adatokat. A program a kezelőhöz hozzárendeli a telephelyet, így a kezelő a telephelyhez tartozó készleteket fogja látni.
Teljes készletfrissítés – A táblázathoz tartozó gyorsmenüből lehet kiválasztani a teljes készletfrissítést (egér jobboldali gombbal kattintva).
Készlet részletező ablak – A tábla jobb oldalán egy részletező ablak található, amely becsukható, de bármelyik részletező ikon (Raktárak, Foglalás, stb.) megnyomására kinyílik.
Nem nullás kapcsoló – Ha a nem nullás kapcsolót kipipáljuk, csak azok az oszlopok jelennek meg, amelyekben nullától eltérő érték van.
Szűr jelölőnégyzet – Ha bejelöljük az eszköztár alatti, Szűr feliratú jelölőnégyzetet, akkor kevesebb lesz a hálózaton az adatforgalom. Ennek hatására nem a cikk nevének gépelésekor, hanem csak az ENTER billentyű leütésekor jeleníti meg a program a megadott karaktereknek megfelelő cikkek listáját, ezzel csökkentve a hálózati forgalmat.
Szűrés a Partner megadásával – Bár nem cikkadat, de a fejlécen partnert is választhatunk. Ekkor az ablak alján a partnerhez beállított speciális cikkárat kapjuk meg.
Ablak frissítése – A mosolygós arc (smiley) ikon az ablak frissítésére szolgál, a program újra listázza a beállításoknak, szűrési feltételeknek megfelelően a cikkeket. (Frissítés ikon a fejlécen is található.)
Szűrés cikkcsoportra – Kijelölhetünk egy vagy több cikkcsoportot, ekkor csak az adott cikkcsoportba tartozó cikkek fognak megjelenni a listában.
Szűrés minősítés szerint – Megadhatunk egy vagy több minősítést, így csak a megadott minősítéseknek megfelelő cikkek jelennek meg a listában.
Raktárgombok
Raktárak (F2) gombra kattintva vagy az F2-es billentyűt leütve megjelenik a raktár készlete a részletező ablakban. Több raktár esetén be lehet állítani, hogy mely raktárak készletét jelenítse meg. A részletező ablak gyorsmenüjében választhatjuk ki, hogy mely raktárak készletét akarjuk látni. Ez a raktárbizonylatok alapján számolt készlet.
Foglalás (F3) gomb: a foglaláshoz be lehet állítani, hogy melyik bizonylattípusban vannak a foglalások. Eredményként megkapjuk, hogy az adott cikkből mely partnernek van foglalása, mely bizonylatokon, és milyen mennyiségi elosztásban van a foglalt darabszám. Így például az is megnézhető, hogy kinek van foglalása az úton lévő készletből – hiszen lehetőség van az úton lévő készletből is foglalni, ha a cikk már nincs szabad készleten.
Az Úton (F5) gomb megnyomására az úton levő készletet mutatta meg a rendszer, mely bizonylatokon van rendelés a cikkből. Láthatjuk a beérkezések határidejét is, így a vevőnek meg tudjuk mondani, mikor mennyi áru fog érkezni.
A Bizományos (F9) gomb megmutatja, hogy melyik bizományosnál mennyi a készlet a kijelölt cikkből. A bizományosi raktár összesen készletét a Raktár gombbal nézhetjük meg, itt viszont részletes adatokat láthatunk. Nem azt látjuk, hogy mely bizonylatokon adtuk ki az árut, hanem bizományosonkénti készletet mutat.
A Frissít (F12) gomb újrakalkulálja a készletoszlop értékeket a készletoszlop beállítási szabályai szerint, és beírja a készletoszlopba, csak a kiválasztott cikkre. A Munkalap gomb speciális, egy adott céghez kötődő funkció, megmutatja, hogy milyen munkalapok vannak megírva, azokon az adott cikkből mennyi szerepel.
Ezekre a gombokra tetszőleges lekérdezések köthetők, melyek eredménye a jobb oldali ablakban jelenik meg. Vagyis pl. a Raktárak gombot átnevezhetjük Szervizek gombnak, és olyan funkciót rendelhetünk hozzá, hogy a külső szervizek készletét mutassa meg.
Információs panel – Az alsó panel a kijelölt cikkről részletes információkat, árakat és minősítéseket tartalmazhat, valamint az utolsó sor a cikk leírását tartalmazza. A panel három füllel rendelkezik, az első, a Tulajdonságok panel publikus, a másik kettőhöz – Árak és Minősítések – pedig hozzáférési jogok adhatók. Meg lehet adni, hogy a Tulajdonságok fülön mely Ár és Minősítés mezők jelenjenek meg, és milyen címke legyen a mezők felett.A beállító ablak jobb egér gombbal jeleníthető meg.
A bruttó-nettó gombbal a bruttó, ill. nettó árak között tudunk váltogatni.
Átlagár használata esetén az átlagár történet gomb megmutatja, hogyan alakult ki a jelenlegi átlagár, mikor, mennyi volt az átlagára a terméknek. A funkció jogosultsághoz köthető.
A minimum készlet azt mondja meg, hogy mennyi az a minimumkészlet, ami be van állítva a termékre.
A beszállítók gomb segítségével beszerzési adatokat kapunk, miszerint az adott terméket kitől szoktuk vásárolni. A funkció jogosultsághoz köthető.
Készleteltérés
A készlet eltérésnek több oka lehet:
- rossz készletoszlop beállítás
- a felhasználók szabálytalanul kezelték a bizonylatokat, pl. lezárt számlához tartozó raktárbizonylatot módosítottak, új bizonylatszámon új bejövő számlát készítettek.