A karbantartó programok az adatok
biztosítják. Ennek megfelelően többféle programtevékenységet kell a felhasználónak megismernie ahhoz, hogy a karbantartókat kezelni tudja.
A karbantartó programok számos funkciót valósítanak meg. Eközben különböző állapotokba kerül maga a karbantartó program is, vagyis az ablakok megjelenése függ attól, milyen funkciót valósítunk meg a programmal. Ezeket az állapotokat az alábbiakban foglaljuk össze:
Meglévő adatok átnézése mód
A kiválasztott karbantartó megnyitásakor megjelenő ablak a bevitt adatok megtekintését szolgálja.
Meglévő adatok átnézése átnéző panel használatával mód
A meglévő adatok átnézése úgy, hogy az átnézést a módosításkor is használt panel segítségével támogatjuk. Ekkor több adat látható, mint a táblázatban. Ha ebből az üzemmódból váltunk módosításba, akkor a panelben lévő adatok módosíthatóvá válnak.
A panel helye rögzített, nem változik meg. Az exPanda eszköztáron található ikonnal kapcsolható ki és be a megjelenítése.
Keresés mód
Az éppen aktív rendezettség szerint előkeres egy sort vagy egy bizonylatot. Az exPanda eszköztárral érhető el.
Módosítás mód
Ekkor az éppen aktív sor módosítása lehetséges. Az exPanda eszköztárral érhető el.
Fejléc módosítás mód
Kétlapos karbantartónál a fejléc adatainak módosítását és bevitelét lehet ilyenkor elvégezni. Ez a funkció a fejléc vezérlő gombsorral érhető el a belső lapról.
Fejléc beszúrása mód (új bizonylat)
Kétlapos karbantartónál új fejléc bevitelét teszi lehetővé. Az exPanda eszköztárral érhető el.
Bizonylat másolás mód
Kétlapos karbantartónál új fejléc és a hozzá tartozó sorok bevitelét lehet ilyenkor elvégezni. A másolás az éppen aktív bizonylat adatait tárolja le újra egy másik bizonylatba, és felajánlja a fejlécmódosítás lehetőségét. Az exPanda eszköztárral érhető el. Ez a funkció a legtöbb karbantartónál nincs megvalósítva.
Sor beszúrás vagy másolás mód
Lényegében azonos a sormódosítással, a különbség csak annyi, hogy az ilyenkor bevitt adatok új sort hoznak létre. Másolás esetén az éppen aktív sor adatait módosítva hozhatunk létre új sort. Az exPanda eszköztárral érhető el.
A karbantartók funkciójuk alapján két csoportba sorolhatók:
Ez az osztályozás a program funkciók leírásánál hasznos. Jelen esetben, amikor csak a kezelői felülettel ismerkedünk hasznosabb a következő kezelési szempontú osztályozás: