Ha az áru bevételezése szállítólevéllel történt, akkor a szállítólevelek felhasználásával kell rögzítenünk a bejövő számlát. A program nyilvántartja, hogy mely szállítólevelek várnak számlázásra, és melyek lettek már leszámlázva.
A bejövő számla rögzítésekor megadva a beszállító nevét, valamint a „Szállítóval beérkezés” mozgást kiválasztva a program megjeleníti a beszállítóhoz tartozó szállítólevelek tételeit.
A leválogatás ablakban megjelenő tételeket akár egyszerre is beemelhetjük a számlába, vagy ha résszámlázás történt, akkor a szállítólevél adott sorait tételenként válogathatjuk a számlára. Megadhatjuk, hogy a szállítólevél sorain levő mennyiségből mennyi kerüljön a számlára.
A számlára átemelt cikkek, mennyiségek lekerülnek a szállítólevél bizonylatról, a szállítólevélen csak a le nem számlázott cikkek, mennyiségek maradnak. A fennmaradó tételeket nyilvántartja a program, és a következő számla rögzítésekor már csak ezeket a tételeket jeleníti meg leválogatásra.
Ha a beszállító felé több szállítólevél bizonylatot is írtunk, akkor a leválogatás ablakban az összes szállítólevél bizonylat tételei megjelennek, az összes szállítólevélről válogathatunk tételeket, megadva a számlán szereplő mennyiségeket.
A már leszámlázott tételek a szállítólevél bizonylatról a Szállítólevelek Archív bizonylattípusban létrejövő bizonylatra kerülnek. Ha nem a teljes szállítólevél kerül a bejövő számlára, akkor a szállítólevél leszámlázott része az archív bizonylaton, a le nem számlázott része továbbra is a szállítólevél bizonylaton lesz.
Ha egy szállítólevél egészében a bejövő számlára kerül, akkor a korábbi szállítólevél bizonylat csak az archív bizonylatban lesz megtalálható. Az archív bizonylat száma megegyezik a szállítólevél bizonylat számával, illetve ha az archív csak része az eredeti szállítólevélnek, akkor a bizonylatszám kiegészül “~T” karakterekkel.
Mivel már korábban, a szállítólevél rögzítésével készletre kerültek a most számlára rögzített tételek, a Szállítóval beérkezés” mozgással rögzített számla esetében nem készít a program újra raktárbizonylatot, és a szabad készlet mennyiségét sem befolyásolja a bizonylaton szereplő mennyiség.
Készpénzes belföldi bejövő számla lezárásakor automatikusan pénztárbizonylat készül.
Amennyiben szállítólevelet olan tételekről rögzítünk, melyekről korábban szállítói megrendelést készítettünk, akkor a szállítólevelet a rendelési bizonylat felhasználásával kell rögzíteni!
Beszállítói rendelés készítése
A szállítólevél rögzítése beszállítói rendelésből a Szállítólevél rögzítése bejövő áruról fejezetben leírtak szerint történik, azzal az eltéréssel, hogy a bizonylatra a tételeket a korábban elkészített beszállítói rendelés segítségével rögzítjük. Az ott leírt tudnivalókat itt csak részben említjük.
Lásd: Szállítólevél rögzítése bejövő áruról
Szállítólevél készítése beszállítói rendelésből
Ha beszállítói rendelés rögzítve volt a rendszerben, akkor a teljes szállítólevelet már nem kell lerögzíteni, elég csak azokat az adatokat megadni, amelyek feltétlenül szükségesek. Így a fejlécén megadjuk a beszállító nevét, a dátumot ha az nem a mai nap, és a Szállítóval beérkezés mozgást választjuk.
A sorrögzítő panelből kilépünk, majd megjelenítjük a leválogatás ablakot, és megadjuk a szállítóra leválogatandó mennyiségeket.
Rész teljesítés esetén a szállítói rendelésen csak a fennmaradó tételeket találjuk.
A már leválogatott tételekről másolat is készül a Szállítói rendelés archív bizonylatra.
A szállítólevél bizonylatot a rögzítés végén le kell zárni.
A lezáráskor másolat készül a raktárbizonylatról a Bizonylatok>Raktárjegyek>Nem számlázott Beszállító ablakba. Ennek célja, hogy nyilvántartsuk, mely szállítólevelekről nem érkezett még számla. A számla érkezésekor erről a bizonylatról választhatjuk ki a leszámlázott tételeket. Összevont számla esetén több szállítóról is készülhet bejövő számla, vagy résszámlázás esetén lehetőség van csak a számlán szereplő tételeket, mennyiségeket a számlára emelni.
Mivel a program a raktárkészletet a raktárbizonylatok alapján számítja, így a szállítólevélen szereplő mennyiségek is részét képezik a raktárkészletnek.
Másrészt a szállítólevélen szereplő mennyiségek a “Szabad” készlet mennyiségét is módosítják a bizonylaton szereplő mennyiséggel.
Lásd még:
Bizonylatok leválogatása – REDISZ fejezet
FONTOS!
Amennyiben szállítólevelet rögzítünk, a szállítólevél tételeiről kapott bejövő számla rögzítését a szállítólevél bizonylat felhasználásával kell elkészíteni!
Szállítólevél rögzítése bejövő áruról
Ha az áru szállítólevéllel érkezett (a számla később érkezik), a szállítólevelet a raktárbizonylatként rögzítjük a Bizonylatok>Raktárjegyek>Raktár ablakban.
A raktárbizonylat fejlécén mozgásként „Szállítóval beérkezés” mozgást kell választanunk.
A bizonylatot a rögzítés végén le kell zárni.
A lezáráskor másolat készül a raktárbizonylatról a Bizonylatok>Raktárjegyek>Nem számlázott Beszállító ablakba. Ennek célja, hogy nyilvántartsuk, mely szállítólevelekről nem érkezett még számla. A számla érkezésekor erről a bizonylatról választhatjuk ki a leszámlázott tételeket. Összevont számla esetén több szállítóról is készülhet bejövő számla, vagy résszámlázás esetén lehetőség van csak a számlán szereplő tételeket, mennyiségeket a számlára emelni.
A másolat bizonylat száma a szállítólevél számát tartalmazza, előtte a PR- prefix karakterekkel.
Mivel a program a raktárkészletet a raktárbizonylatok alapján számítja, így a szállítólevélen szereplő mennyiségek is részét képezik a raktárkészletnek.
Másrészt a szállítólevélen szereplő mennyiségek a “Szabad” készlet mennyiségét is módosítják a bizonylaton szereplő mennyiséggel.
Lásd még: Készletoszlopok
Ha az áru számlával érkezett (nem szállítólevéllel), és előzőekben szállítói rendelést készítettünk az áruról, a szállítói rendelést felhasználva kell rögzítenünk a bejövő számlát. A számla fejlécén megadva a beszállító nevét, a program megmutatja a beszállító felé leadott összes rendelésünket. A „Számlával beérkezés” mozgást kell választanunk.
A partner rendelésin lévő tételeket akár egyszerre beemelhetjük a számlába, vagy ha részteljesítés történt, akkor a rendelés adott sorait tételenként válogathatjuk a számlára. Megadhatjuk, hogy a rendelés sorain levő mennyiségből mennyi kerüljön a számlára. A számlára átemelt cikkek, mennyiségek lekerülnek a rendelés bizonylatról, a megrendelésen csak a le nem számlázott cikkek, mennyiségek maradnak. A fennmaradó tételeket nyilvántartja a program, és a következő számla rögzítésekor már csak ezeket a tételeket jeleníti meg leválogatásra.
Ha a beszállító felé több rendelés bizonylatot is írtunk, akkor a leválogatás ablakban az összes rendelési bizonylat tételei megjelennek, az összes rendelésünkről válogathatunk tételeket, megadva a számlán szereplő mennyiségeket.
A leválogatás eredményeként a tételek a megadott mennyiségekkel a bejövő számlára kerülnek.
Részteljesítés esetén a szállítói rendelésen a fennmaradó tételeket találjuk.
A már leválogatott tételekről másolat is készül a Szállítói rendelés archiv bizonylatra.
Ha egy rendelés egészében a számlára került, akkor a rendelés bizonylat csak az archiv bizonylatban lesz megtalálható, vagyis a Szállítói rendelés ablakból egészen törlődik.
Az archiv bizonylat száma megegyezik a forrás rendelés bizonylat számával, illetve ha az archiv még csak része az eredeti rendelésnek, akkor a bizonylatszám kiegészül a “~T” karakterekkel.
Ahogy a Bejövő számla rögzítése fejezetben is írtuk, a bizonylat lezárásakor a rendszer létrehoz egy bevételi raktárbizonylatot a számlán szereplő tételekkel, így kerülnek a tételek készletre. A bejövő számla sorszáma a raktárbizonylaton a hivatkozási szám mezőbe kerül. A bejövő számlán szereplő mennyiségek a “Szabad” készletet növelik.
Készpénzes belföldi bejövő számla lezárásakor automatikusan pénztárbizonylat készül.
A leválogatás módjáról részletes leírást a kezelői leírásban talál.
Amennyiben a bejövő számlának nincs sem szállítói rendelés, sem szállítólevél előzménye, a számla rögzítése az alábbiak szerint történik.
Bejövő számlát a Bizonylatok>Bejövő számlák menü alatt rögzíthetünk, a megfelelő almenü kiválasztásával a bejövő számla típusától függően. A példában a Belföldi áru számla ablakban rögzítünk bizonylatot.
A bizonylatfej adatainak megadásakor a Számlával beérkezés mozgást ajánlja be a program. Jelen esetben ezt a mozgást kell választanunk, mivel sem rendelési, sem szállítói bizonylat nem előzi meg a számlával történő bevételezést.
A számla tételeinek rögzítése után a bizonylatot le kell zárni.
A bizonylat lezárásakor a rendszer létrehoz egy bevételi raktárbizonylatot a számlán szereplő tételekkel, így kerülnek a tételek készletre. A bejövő számla sorszáma a raktárbizonylaton a hivatkozási szám mezőbe kerül. Csak azok a tételek kerülnek a raktárbizonylatra, melyeket a cikktörzsben raktári tételnek jelöltünk.
A raktárbizonylat alapján számítja a rendszer a raktárkészletet, a “Szabad” készlet pedig az éppen eladható mennyiséget jelzi.
Készpénzes belföldi bejövő számla lezárásakor automatikusan pénztárbizonylat készül.
Ha a bejövő bizonylatot módosítjuk, majd újra lezárjuk, akkor a bejövő számlához tartozó raktárbizonylat is frissül.
A bejövő számla törlésekor a raktárbizonylat nem törlődik automatikusan, azt kézzel kell törölni.