Főkönyv egyeztetése a folyószámlával

Az egyeztetéshez szükséges folyószámát  és könyvelési listát más-más paraméterekkel kell lekérnünk, attól függően, hogy az állományban egy vagy több pénzügyi évet tartunk nyilván, illetve egy vagy több cég adatai vannak egy állományon belül. Így az alábbi eseteket különböztethetjük meg:

 1. Az állományban egy cégnek egy pénzügyi évhez tartozó adatait tartjuk nyilván –  ekkor a folyószámlát is és a főkönyvet is erre az egy évre kell lekérnünk,  január 01-től az adott időszakig.

 2. Az állományban egy cég több  évét tartjuk nyilván –  ekkor a főkönyvet a teljes könyvelt időszakra kell lekérni.
Bár a főkönyvi nyitás évente megtörténik,  a főkönyvi nyitóban nincs céges részletezés,  a főkönyvi záró és nyitó bizonylat mindig a saját cégünk nevére készül a könyvelési vegyes bizonylatok között. Így a teljes könyvelt időszakot kell lekérdezni a kartonoknál úgy, hogy bejelöljük a nyitó és záró mezőket. (Lásd lejjebb az ábrát.)  A folyószámlát  az egyeztetéshez  szintén a teljes  időszakra kell lekérni.

 3. Egy állományban több cégünk adatait tartjuk nyilván – ebben az esetben a saját cégeink adatait bizonylattípusok kategorizálásával különítjük el egymástól, így a főkönyvi adatok lekérdezésekor és a folyószámla adatok lekérdezésekor ezt a szempontot is figyelembe kell venni.

Egyszerre csak az egyik cégünkhöz tartozó adatokat kérjük le, az adott céghez tartozó bizonylatok kiválasztásával. Ebben segítséget nyújt, hogy a bizonylattípusokat csoportokba rendezhetjük. (Lásd lejjebb az ábrát.)

Mivel a 3. eset  magában foglalja a többit is, így ennek leírása található a továbbiakban.

Folyószámla ablak paraméterezése többcéges állomány esetén

A folyószáma lekéréséhez állítsuk be a Számla időszakot (1). Ha több év adatait tartalmazza az adatállományunk, akkor ne csak az adott évet, hanem a teljes  időszakot állítsuk be. Állítsuk be a Kiegyenlítések időszakot is (2), itt is a teljes időszakot kell figyelembe venni.

Majd jelöljük ki a Számla típusokat (3), azokat a bizonylattípusokat kell kiválasztanunk, melyeket az egyeztetésben szerepeltetni szeretnénk. Itt figyelembe kell vennünk, hogy csak az egyik cégünk bizonylatait kell kiválasztanunk, így a bizonylatválasztó ablakban először válasszuk ki a céget (4), majd a cégek bizonylatai közül válasszuk ki a szükségeseket (5).

A kiegyenlítések esetében is ki kell jelölnünk azt a céget, melynek a bankbizonylatait figyelembe kell vennie a programnak (6). Így mind a számla oldalon, mind a kiegyenlítések oldalon csak a kiválasztott cégünk adatait szerepeltetjük a listán. Bizonyos esetekben be kell jelölnünk az Időszaki páratlan bizonylatok listázását (7), erről a későbbiekben lesz szó. A Lista típus mezőben az Összes számla opciót válasszuk (8), a lista részletességét úgy állítsuk be, ahogyan a főkönyvi lista részletességét is beállítottuk. A részletezés beállításáról “Az ellenőrzés lépései”  részben bővebben lesz szó.

Főkönyvi karton paraméterezése többcéges állomány esetén

A főkönyvi lista paraméterezésénél ugyanazok a szempontok érvényesek, mint a folyószámla lista paraméterezésénél.

A főkönyvi karton lekéréséhez a dátum intervallumot (1) be kell állítani. Ha több év könyvelési adatait tartalmazza az adatállományunk, akkor ne csak az adott évet, hanem a teljes könyvelési időszakot állítsuk be.

A főkönyvi lista lekérhető időrendben is és céges rendezettségben is, mivel azonban a folyószámla listán a tételek cégsorrendben vannak rendezve, így a főkönyvi listát is cégre rendezetten érdemes lekérni a két lista összenézéséhez. Ezért a Sorrend (2) mezőben válasszuk ki a Cég szerinti rendezést.

Az összehasonlítást cégenkénti összesítéssel érdemes kezdeni (3), tételes lekérdezést azokra a cégekre és/vagy időszakokra szűkítve kérünk, ahol eltérés van a főkönyvi lista és a folyószámla lista között. Ha a folyószámlát is cégre összesítve kérjük, akkor a lista eredménye, részeredményei összehasonlíthatók egymással, az eltérések könnyen felfedezhetők.

Válasszuk ki a főkönyvi kartont (5), majd a vizsgálandó cégünkhöz tartozó bizonylatokat (6), úgy, hogy a bizonylatválasztó ablakban előbb kiválasztjuk a kérdéses céget (7), majd a céghez tartozó bizonylatokat jelöljük ki (8).

Be kell pipálni a Nyitó, Évközi, Záró mezőket (8)

Az ellenőrzés lépései

Az ellenőrzéskor már nem lehetnek páratlan bizonylatok az állományban, ezeket a tételeket az ellenőrzést megelőzően rendezni kell.

Ahogy a listák paraméterezésénél már említettük, először mind a folyószámlán, mind a főkönyvi kartonon cégre összesítve kérjük le a listát, eltérés esetén pedig arra a néhány cégre kérhetünk részletesebb listát, melyeknél eltérést találtunk. Ha rendelkezünk az Expanda program Excel export moduljával, akkor formázott formátumban exportálhatjuk ki a listát, és az Excel tábláinkat egymás mellé illeszthetjük, ezzel segítve az összehasonlítást. Ha nem rendelkezünk az Export modullal, akkor a listákat nem formázott Excel fájlba exportálhatjuk ki. link az általános leírat ezen részéhez

A részletes kereséshez a folyószámlán az összes számlát kell bejelölnünk, részletességnek a Számlák és Kiegyenlítések tételesen lehetőséget válasszuk.

Ha nagyon hosszú listát kapunk eredményül, akkor időszakra is kell szűkítenünk. Például évenként kérjük le a listát. Ha nem a teljes időszakra kérjük le a listát, akkor figyelnünk kell arra, hogy a folyószámla lista alapértelmezés szerint nem hozza azokat a banki tételeket, melyek egy előző évben készült számlát egyenlítenek ki, ezért a folyószámla paraméterei között be kell kapcsolnunk az időszaki páratlan bizonylatok megjelenítését, hiszen a főkönyvi kartonon ezek a tételek természetesen rajta lesznek.  (Lásd még: időszaki páratlan bizonylatok).

A beállított időszak folyamatos felezésével addig szűkítjük a listát, amíg meg nem találjuk a hibás tételeket.

Ha a forintos és a devizás számlákat külön főkönyvi számon vezetjük, akkor a rendszergazda feladata, hogy beállítsa a KONTIRRA SZUKIT=IGEN paramétert SAJCEG paraméterek konfigurációs ablakban, enélkül ugyanis csak az összes számla együtt kérhető le. Mivel a kontírszámra szűkít funkció lassítja a folyószámla lista futását, alapértelmezésben ki van kapcsolva.

Ha be van kapcsolva a kontírra szűkítés, akkor a folyószámla csak azokat a kiegyenlítéseket hozza le, amelyek a listázott számlák kontírozásában is szerepelnek. Ellenőrzi, hogy a kiválasztott számlák mely kontírszámokra vannak kontírozva, és csak azokat a banki kiegyenlítéseket hozza le a listán, melyek a számlákkal megegyező kontírszámra vannak könyvelve. Így a belföldi számlák kiválasztása esetén csak a belföldi kiegyenlítések, a devizás számlák kiválasztása esetén pedig, csak a devizás bankok lesznek a listán.