A készletértékelés célja
A készletértékelésnek két feladata van:
Ez utóbbi az eladott áruk bekerülési értékének kiszámítását, vagyis az ELÁBÉ kiszámítását jelenti, ami pedig az árrésnek a meghatározását teszi lehetővé. Az árrést úgy határozzuk meg, hogy az eladási bizonylaton szereplő eladási árból kivonjuk az ELÁBÉ-t, a bekerülési értéket.
A program által támogatott készletértékelési metódusok
Diktált áras metódus esetében a beszerzési ártól függetlenül meghatározzuk a cikk egész évre vonatkozó nyilvántartási árát. Év végén a könyvelés a bizonylatok alapján kiszámolja, hogy mennyivel kell helyesbíteni a beszerzési értéket, hogy a mérleg helyreálljon, és így számolja ki az árrést. Év közben viszont nem követik a beszerzési árakat.
Ez nem jó abban az esetben, ha év közben szükség van mérleginformációra. Ha pl. az év elején egy cikknek magas volt az ára, és ez alapján lett kialakítva a diktált ár, viszont később jelentősen alacsonyabb áron lett a cikk beszerezve, a valósnál sokkal magasabb készletértéket kapunk eredményül. Ez a hamis információ komoly veszélyt jelenthet a céggel kapcsolatos döntések meghozatalakor. Tehát a diktált árral egyszerű meghatározni a készletértéket, de esetleg az évi egyszeri helyreigazítás nem elég. Azon cégek esetében, ahol nem szorosan a piachoz kötött az árképzés, jó megoldás lehet. Ezek a cégek általában olyan cikkekkel kereskednek, ahol a piaci ár ritkán és kis mértékben változik, és a diktált ár elviseli ezt az alacsony ármozgást. Az Expanda támogatja a diktált áras metódust. Használatához az ároszlopok egyikébe rögzítjük a diktált árat. Készletértékeléshez a készletlistán ezt az ároszlopot választjuk ki, így a diktált árral szorozzuk fel a darabszámot. Egyéb beállításra nincs szükség.
FIFO – First In, First Out – mindig az előbb beérkezett árut adjuk el hamarabb. A beérkezéseket időrendben sorba rendezzük, és mindig a legrégebbi bizonylaton levő cikket értékesítjük. Ha a bizonylaton kevesebb cikk van, mint amit értékesítenénk, az azután következő bizonylatról vesszük a cikkeket. Emiatt az eladott cikk ára nem mindig egy bizonylat alapján meghatározható, néha több beszerzés összegeként jön létre. Vagyis ha egy cikk több bejövő bizonylatról más-más áron értékesítődik, akkor a beszerzési árak összesítődnek, és elosztódnak az értékesített darabszámmal. A raktárbizonylatra ez az átlagár kerül számított beszerzési vagy nyilvántartási árként. Lekérdezését a készletérték/árrés lista valósítja meg.
Csúsztatott átlagár
A FIFO és a többi típusú készletértékelés bonyolult algoritmusát próbálja egyszerűsíteni. A csúsztatott átlagár a következő kalkulációt teszi lehetővé: ha beszerzünk egy cikket, akkor azonnal kalkulálunk egy új diktált árat, ötvözve a Diktált ár és a FIFO algoritmusát. Amíg újabb beszerzés nem érkezik, addig ezzel az árral számolunk.
A csúsztatott átlagár algoritmusa a következő: Az első átlagár meghatározásakor vagy egy diktált árból indulunk ki, vagy az első beszerzésnél a beszerzési egységár lesz az átlagár. Később, amikor nem nulla készlethez töltünk fel, mert már van áru a készleten, akkor a készlet és a beszerzett áru darabszámának összegével a készlet értékének és a beszerzett áru értékének összegét elosztva megkapjuk a cikk átlagértékét 1 darabra. Ettől kezdve ezen az áron kerülnek le a készletről az értékesített cikkek.
Ha az árut a bevételezés előtt értékesítik, a készlet negatívba fordul. Ilyenkor két lehetőség adódik:
A készletértékelés rendszerint nem azonnal elvégzendő tevékenység. Nagyon kevés cég dolgozik azonnali készletértékeléssel. A cégek többsége csak adott időszak zárásakor kíváncsi az árrésre, pl. az előző hét vagy az előző nap bevételét kívánja megtudni.
Ahhoz, hogy azonnali készletértékelést végezzünk, a bizonylat lezáródásakor kell elvégezni ezt a tevékenységet. Ha nem diktált áras készletértékelést végzünk, akkor számít a bizonylat érkezési sorrendje, azonnali értékelés esetén csak a rögzítési sorrendre épülhet a számítás. Sokkal korrektebb egy olyan algoritmust felépíteni, amelyik a bevételezés tényét nem a rögzítés pillanatához köti, hanem a teljesítés dátumához, hiszen a szállítólevélen, számlán rajta van a szállítás időpontja. Erre a napra lesz bevételezve, akkor is, ha nem azon a napon történt a bizonylat rögzítése. Mivel a sorrend változhat, míg az összes bizonylat rögzítésre nem kerül, így nem tudható minden pillanatban, hogy mennyi a valós készletérték. Utólag kell kikalkulálni a készletértéket.