Ahhoz hogy az automatikus könyvelést el tudja végezni a program, tudnia kell, hogy az adott bizonylatot milyen főkönyvi számlákra kell könyvelnie. Ha a bizonylat Áfát tartalmaz, tudnia kell, hogy hova kell könyvelnie a bruttó, a nettó összeget, valamint az áfát, és milyen bontásban, melyik könyvelési számlára kell könyvelnie.

A könyvelés beállítása több szintű:

• Bizonylattípusok
• Gazdasági események – mozgások.
• Cikk és/vagy cikkcsoport függő könyvelés

A rendszer kivétel-kezeléssel működik. Ez azt jelenti, hogy az általános könyvelési paramétereket meg kell adnunk, és a speciális eseteket, mint kivételeket adjuk meg. A fenti felsorolás is ezt tükrözi. Tehát az általános szint a bizonylattípus szerinti könyvelés. Az e szinten beállított paraméterek érvényesek minden az adott bizonylattípusban rögzített tételre. Ha ettől el kell térnünk, akkor kivételt adhatunk meg.

Nézzünk erre egy példát:

Ha pl. a belföldi kimenő számla bizonylattípusnál a következő könyvelési paramétereket állítjuk be:

• 911 számla – erre a számlára könyveljük az árbevételt,
• 311 számla – erre a számlára könyveljük a vevői követeléseket és a fizetendő Áfa-t

Ezzel a beállítással megoldottuk minden belföldi kimenő számlánk könyvelését.

Azonban ha tárgyi eszközt értékesítünk, más könyvelési beállítást kell alkalmaznunk. Ehhez

• fel kell vennünk egy új mozgáskódot, mely egy gazdasági eseményt jelez (tetszőleges számú mozgáskód felvételére van lehetőségünk)
• az új mozgáskódhoz pedig az előzőhöz képest eltérő könyvelési számlát állítunk be
• és ebben az esetben a kimenő számlán ezt a mozgáskódot adjuk meg.

Ekkor a rendszer ezt az egy számlát a mozgáskód alapján a bizonylattípusnál beállított paraméterektől eltérően máshova könyveli.

Figyelem! A mozgások nem csak a könyvelést, hanem a logisztikát is vezérlik, így a logisztikát érintő bizonylatoknál, ha új mozgást vesz fel, mindenképp konzultáljon a rendszergazdával, vagy a program értékesítőjével, beállítójával.

A továbbiakban a fent felsorolt beállítási szinteket részletezzük.