Ahhoz hogy az automatikus könyvelést el tudja végezni a program, tudnia kell, hogy az adott bizonylatot milyen főkönyvi számlákra kell könyvelnie. Ha a bizonylat Áfát tartalmaz, tudnia kell, hogy hova kell könyvelnie a bruttó, a nettó összeget, valamint az áfát, és milyen bontásban, melyik könyvelési számlára kell könyvelnie.
A könyvelés beállítása több szintű:
- Bizonylattípusok
- Gazdasági események – mozgások.
- Cikk és/vagy cikkcsoport függő könyvelés
A rendszer kivétel-kezeléssel működik. Ez azt jelenti, hogy az általános könyvelési paramétereket meg kell adnunk, és a speciális eseteket, mint kivételeket adjuk meg. A fenti felsorolás is ezt tükrözi. Tehát az általános szint a bizonylattípus szerinti könyvelés. Az e szinten beállított paraméterek érvényesek minden az adott bizonylattípusban rögzített tételre. Ha ettől el kell térnünk, akkor kivételt adhatunk meg.
Nézzünk erre egy példát:
Ha pl. a belföldi kimenő számla bizonylattípusnál a következő könyvelési paramétereket állítjuk be:
- 911 számla – erre a számlára könyveljük az árbevételt,
- 311 számla – erre a számlára könyveljük a vevői követeléseket és a fizetendő Áfa-t
Ezzel a beállítással megoldottuk minden belföldi kimenő számlánk könyvelését.
Azonban ha tárgyi eszközt értékesítünk, más könyvelési beállítást kell alkalmaznunk. Ehhez
- fel kell vennünk egy új mozgáskódot, mely egy gazdasági eseményt jelez (tetszőleges számú mozgáskód felvételére van lehetőségünk)
- az új mozgáskódhoz pedig az előzőhöz képest eltérő könyvelési számlát állítunk be
- és ebben az esetben a kimenő számlán ezt a mozgáskódot adjuk meg.
Ekkor a rendszer ezt az egy számlát a mozgáskód alapján a bizonylattípusnál beállított paraméterektől eltérően máshova könyveli.
Figyelem! A mozgások nem csak a könyvelést, hanem a logisztikát is vezérlik, így a logisztikát érintő bizonylatoknál, ha új mozgást vesz fel, mindenképp konzultáljon a rendszergazdával, vagy a program értékesítőjével, beállítójával.
A továbbiakban a fent felsorolt beállítási szinteket részletezzük.