Leltárív nyomtatásához nyissa meg Listák / Készlet listák / Leltár ív menüpont kiválasztásával Leltár ív ablakot.

A megjelenő ablakban részletesen beállítható a nyomtatandó leltárív tartalma.

1. A Raktár mezőben válasszuk ki a raktárat, amelyben a leltárt készítjük.
2. Ha a Készlettel opciót bejelöljük, akkor a cikkek mellett a program megjeleníti e készletmennyiséget.
3. A Csak nem nulla sorok választásakor azok a cikkek, melyeknek készlete nulla, nem jelennek meg a listán.
4. A lista aljára üres sorokat nyomtathatunk, ha az Üres sorok mezőben megadjuk a kívánt sorok számát.
5. A Gyorskészletmező lehetővé teszi, hogy ne a raktárkészlet, hanem egy előre beállított szempont szerint gyűjtött készlet legyen a leltár alapja.
6. Ha nem használunk raktári helykódokat, jelöljük be a Helykód nem kell opciót.
7. Jelöljük be a Cikk kóddal opciót, ha a cikk kódokat is szeretnénk használni a leltáríven.
8. A Forma választógombok segítségével meghatározhatjuk, hogy a listán egy vagy két hasábban jelenjenek meg a cikkek.
9. A Sorrend választógombok segítségével meghatározhatjuk, hogy a listán milyen sorrendben jelenjenek meg a cikkek.
10. A Forrás választógombok segítségével meghatározhatjuk, hogy a cikktörzs összes cikke szerepeljen a listán (cikktörzs) vagy csak azok a cikkek, melyek szerepelnek valamely raktárbizonylaton.
11. Szűkíthetjük a listát Cikkcsoport, Cikk minősítések, Cég kiválasztásával. Ezeket a mezőket csak akkor kell kitölteni, ha például csak a kiválasztott cikkcsoportba tartozó cikkeket, vagy csak adott minősítésű cikkeket akarunk listázni.
12. Az Átnézés gombra kattintva megjelenik a leltárív nyomtatási képe, amit a nyomtató ikonra kattintva ki is nyomtathatunk.

A leltár eredményét a Leltár bizonylaton rögzíthetjük: Bizonylatok / Leltár.

Leltárrögzítés módok

A rögzítés többféle módon lehetséges.

Rögzíthetjük a tételeket soronként, mint ahogy általában a bizonylatokat szoktuk. Sok tétel esetén ez a módszer nem ideális.

Másik módszer, hogy feltöltetjük a bizonylatot a program által nyilvántartott jelenlegi készlettel, és ha vannak tételek, ahol a leltározott mennyiség eltér a jelenlegi készlettől, ott módosítjuk a mennyiséget. Így a program leveszi a soronkénti rögzítés terhét a vállunkról, csak az eltérést kell rögzítenünk. Akkor előnyös ez a módszer, ha a jelenlegi készletünk nagyrészt egyezik a számolt készlettel. Ha sok az eltérés, akkor körülményes lesz a módosításokat elvégezni.

Lehetőségünk van arra is, hogy betöltsük a cikkeket egy táblázatba, és a táblázat sorain rögzítsük a mennyiségeket. Sok cikk esetén lehetőség van csak egy-egy cikkcsoportba tartozó cikk adatait megjeleníteni, így csoportonként végezhető el a mennyiségek rögzítése – feltéve, ha cikkeinket csoportokba soroltuk.

Leltárbizonylat feltöltése a jelenlegi készlettel, és az eltérések rögzítése soronként

Készítsük el a leltárbizonylat fejlécét, a bizonylatfej rögzítés után megjelenő sorrögzítőből lépjünk ki.

A Tranzakciók menüből válasszuk a Leltárkülönbözet menüpontot.

Ennek a programnak két funkciója van: Üres bizonylaton futtatva a program felírja a bizonylatra a kiválasztott raktárban levő jelenlegi készletet. Ha viszont a bizonylaton már vannak sorok, akkor különbözeti bizonylatot generál. Erről később lesz szó. #link#

A megjelenő ablakban adjuk meg a feltöltéshez szükséges paramétereket.

1. Válasszuk ki, melyik raktár készletét kívánjuk rögzíteni
2. Több raktár
3. Adjuk meg a leltárkészítés dátumát
4. Legyen bejelölve a bizonylat generálás választó négyzet
5. Kattintsunk a START gombra

További paraméterek:

• Ha több raktár készletét együtt leltározzuk, akkor a Többi raktár mezőben kiválaszthatjuk a raktárakat. Ha az adott leltár a kiválasztott raktár és a többi raktár készletét együtt tartalmazza, akkor a különbözetet is együtt kell képezni.
• A negatív készlet tiltás feloldása opciót csak akkor kell kiválasztanunk, ha a negatív készlet tiltás be van kapcsolva a rendszerünkben.
• A Partnerenkénti kapcsoló használatára olyan raktárak estén van szükség, ahol a készletet partnerenként kell számolni. Ilyen raktár lehet például egy technikusi vagy egy bizományosi raktár. A készletet a partner nevére készült bizonylatok alapján számítja a program. Így ebben a raktárban több készlet is van, annyi, ahányféle partner nevére készült bizonylat.

Például a bizományos raktárban van az összes olyan áru, amit különböző cégektől kaptunk. Természetesen ez annyi leltár, ahány cég és annyi készlet, ahány cég. Mivel egy raktárban vannak ezek a bizonylatok, így meg kell adni, hogy az adott bizonylat mely cég leltára, és azt is, hogy partnerenként kell számolni. A Partnerenkénti kapcsoló azt mondja meg a programnak, hogy ez egy olyan raktár és leltár, amit partnerenként kell számolni. A cég mező pedig azt adja meg, hogy mely cég bizonylatait kell a raktárból figyelembe venni.

• A tételazonosító speciális kapcsoló, melyet csak abban az esetben kell használni, ha egy cikket a cikk-kód és egy tételazonosító együtt azonosít.

A megjelenő átnézőképet zárjuk be. A leltárbizonylaton megjelenik a raktárkészlet. A sorok módosításával javítsuk a mennyiséget, ha a leltározott mennyiség és a raktárkészletet mutató mennyiség eltér.

Leltármennyiségek rögzítése egy ablakban

Ha nem szeretnénk soronként rögzíteni a cikkeket és a készletet, betölthetjük a cikkeinket egy táblázatba, és ebben az egy ablakban megadhatjuk a cikkekhez tartozó mennyiségeket.
A Tranzakciók menüből válasszuk a Leltár rögzítés menüpontot.

Válasszuk ki, melyik cikkcsoportba tartozó cikkek mennyiségét akarjuk rögzíteni (1), majd kattintsunk a Betöltés gombra.

1. Adjuk meg a leltári mennyiségeket
2. Állítsuk be, hogy a Nulla mennyiségeket ne mentse, így azokat a cikkekt, ahol nem adunk meg mennyiséget, nem írja fel a bizonylatra.
3. Ha bejelöljük a Mentett mennyiségeket nullázza opciót, akkor a Mentést követően a táblázatban megadott mennyiségeket nullázza.
4. A mentés gombra kattintva a program felírja a cikkeket a bizonylatra a megadott mennyiségekkel.

A rögzítő ablak bezárása nélkül több lépésben is megadhatunk és menthetünk mennyiségeket. Az ablakot bezárva megjelennek a bizonylaton a rögzített tételek.

A leltárrögzítő ablakot ismételten megnyitva bármikor folytathatjuk a leltárrögzítést. Ha egy cikkhez többször is megadunk mennyiséget, akkor a cikk többször fog szerepelni a bizonylaton.

Az exPanda ERP rendszerben ha a leltárkészlet eltér a program által nyilvántartott raktárkészlettől, különbözeti raktárbizonylatot készíthetünk, mely eredményeképpen egyezni fog a raktár- és leltárkészlet.

A Tranzakciók ikonra kattintva válasszuk a Leltárkülönbözet menüpontot.

A Leltárkülönbözet ablakban állítsuk be a megfelelő paramétereket:

1. Válasszuk ki a raktárat
2. Adjuk meg a leltár időpontját
3. Jelöljük be a Bizonylat generálás opciót
4. Ha végeztünk a paraméterek beállításával, kattintsunk a Start gombra.

Az ablak paraméterezéséről a leltárbizonylat készítése részben bővebben olvashat.

A képernyőn megjelenő lista megmutatja, hogy az egyes cikkek esetében mennyi a leltárkori raktárkészlet, mennyi a leltározott mennyiség, és mennyi a különbözet. Ez a különbözet kerül majd a különbözeti bizonylatra.

A különbözeti bizonylat a kiválasztott raktárban jön létre.

A bizonylat Mozgás mezőben a Leltár mozgáskódot állítsuk be.

A különbözetet ezután ki kell értékelni. A következő tényezők okoznak gyakran különbözetet:

• Rossz paraméterekkel futtatott különbözeti bizonylat. (A hibás bizonylatot le kell törölni a raktárból és a különbözetet újra kell futtatni helyes beállításokkal.)
• Korábban benn felejtett különbözet. (Felesleges bizonylatot vagy bizonylatokat le kell törölni a raktárból és a különbözetet újra kell futtatni helyes beállításokkal.)
• Téves kiadás (ekkor a különbözeten pozitív mennyiséggel szerepelni fog a tévesen kiadott áru és negatívval azonos darabszámmal az, amit ki kellett volna adni. Érdemes az ilyen tételeket összegyűjteni egy bizonylatba. Javasolt eljárás a különbözetről törölni minden olyan tételt, ami nem felel meg ennek a feltételnek, majd újra futtatni a különbözetet. Ekkor egy új bizonylat jön létre, amelyen már nem szerepel a téves kiadás, hisz azt a korábbi bizonylaton meghagyott tételek már korrigálták.)
• Le nem könyvelt saját felhasználás (Ez csak hiányt eredményez. Valójában az ilyen tételeket le kell vezetni a készletről külön bizonylaton, és a különbözetet törölni kell, majd újra elkészíteni a különbözetet.)
• Hibás leltározás. A különbözet bizonylat során a megjegyzésben a program leírja, hogy miből számolta azt az eltérést, amit számolt. Tehát a raktár készlet és a leltár is fel van ott tüntetve. Ha azt látjuk, hogy a különbözet ellenére sem állt helyre a készlet, ellenőrizzük a számolt leltár helyességét. (Ha kiderül, hogy a leltár hibás, akkor vagy kézzel kell javítani a különbözeti bizonylatot, vagy  a különbözetet törölni kell, majd újra futtatni.)