A Jogosultság mátrix programmal egyszerre több kezelő hozzáférési jogait  tudjuk beállítani, illetve az objektumok jogait csoportosan tudjuk beállítani. A program a Felügyelet>Hozzáférés>Jogosultság mátrix menü alatt érhető el.

Az ablak felső részén szűrési paraméterek vannak, alul emlékeztető a jogosultsági kódok értelmezéséhez.

Kezelő vagy kezelő csoport jogainak betöltése, szűrési lehetőségek

A kezelő vagy a csoport jogok módosításához be kell töltenünk a kezelő vagy csoport aktuálisan érvényben lévő jogait. lehetőségünk van

• egy kezelő vagy
• egy csoport vagy
• az összes kezelő vagy
• az összes csoport

jogainak betöltésére.

Szűrések

Mielőtt kiválasztanánk azt a kezelőt, vagy kezelő csoportot, akinek a jogosultságát állítani szeretnénk, kijelölhetjük, szűkíthetjük azoknak a menüpontoknak a körét, amelyekhez tartozó jogokat állítani kívánjuk.

Szűréssel szabályozható, mely menüket akarjuk megjeleníteni, éppen mely menükhöz tartozó jogosultságokat szeretnénk állítani. Hogyha itt, a betöltésnél szűrést állítunk be, akkor csak a szűrési feltételeknek megfelelő menük, és az ezekhez tartozó jogosultságok lesznek betöltve. A be nem töltött menükhöz tartozó jogosultságok állítása nem fog érvényre jutni.

• A Főmenü mezőben kiválaszthatjuk azt a főmenüt, melyhez tartozó almenüpont jogosultságát akarjuk állítani, ekkor csak a kiválasztott főmenü alatti menük jelennek meg.
• Ha a Menünév eleje mezőbe elkezdjük begépelni az állítandó menü nevét, akkor beszűrünk azokra a menükre, melyek neve a begépelt karakterekkel kezdődik (kis- és nagybetű érzékeny a keresés).
• A Biztip kód (bizonylattípus kódja) mezőben bizonylattípusra szűrhetünk. Az azonos típusú bizonylatoknak a kódja azonos karakterekkel kezdődik, így pl. a raktári bizonylatok mindig R betűvel kezdődnek. Ezért az R betű megadásával a raktári bizonylatokkal kapcsolatos menükre szűrhetünk.
• A menük szintekre vannak osztva, és a szintek sorszámmal vannak jelölve. Az 1-es szinthez a főmenüpontok tartoznak, a 2-es szinthez a főmenük alatti első szint tartozik, és így tovább. A Menüszint szűréssel a szintekre szűrhetünk, akár egy szintet, akár a szinteknek egy tartományát adhatjuk meg: pl. csak a 2. szint, vagy esetleg a 3-4-es szintek megjelenítését kérhetjük.

Kezelők kiválasztása

A Betöltés gombot használva választhatjuk ki azt a kezelőt, vagy kezelő csoportot, akinek a jogosultságát állítani szeretnénk.

Alapértelmezésben a Mindegyik csoport vagy kezelő  beállítást ajánlja be a rendszer. Ha meghagyjuk ezt a beállítást, lentebb ki tudjuk választani, hogy csoportokhoz vagy kezelőkhöz tartozó jogokat akarunk állítani. Az összes kezelő minden beállításának betöltése sokáig tarthat. Ha nem a Mindegyik csoport vagy kezelő van kiválasztva, vagyis egy adott csoportot vagy kezelőt választunk ki, akkor a Csoportok illetve Kezelők rádiógomb hatástalan lesz.

Az ablak alján, a Minta, akiről másoljuk mezőben megadhatjuk, hogy mely csoport vagy felhasználó jogaira cserélje a fent kiválasztott kezelő jogait a program, így  a mintaként választott kezelő jogait tölti be a program, amit el is menthetünk, vagy alapul használva állíthatjuk a továbbiakban a kezelői jogokat.

Jogosultságok állítása

A program tartalmaz alapértelmezett jogosultság-beállításokat. Az újonnan felvett kezelők az alapértelmezett jogokat kapják meg, amennyiben nincsenek valamely kezelői csoporthoz hozzárendelve. Ha besoroljuk a kezelőt valamely kezelői csoportba, akkor a csoporthoz beállított jogok lesznek rá érvényesek. A kezelőnek adhatunk a csoportjától eltérő jogokat is.

Ha a jogosultság rendszerének kialakítása a célunk, akkor a konfigurálást az összes kezelői kivétel törlésével érdemes kezdeni. Ezután a jogosultságállítást a csoportokra kell elvégezni, a kezelőknek pedig csak indokolt esetben adjunk a csoporttól eltérő jogokat, amikor erre valóban szükség van.

A kezelő vagy csoport kiválasztása után megnyomva a Mehet gombot, az alábbi ablak jelenik meg:

A Csoport jogokra visszaáll gomb választásával a kezelő egyedi jogai törlődnek, minden menüpontra nézve a kezelőhöz rendelt csoport jogok lesznek érvényesek.

Az Adatok fülön a menük listaként jelennek meg. A menük szintekre vannak osztva, és a szintek sorszámmal vannak jelölve. Az 1-es szinthez a főmenüpontok tartoznak, a 2-es szinthez a főmenük alatti első szint tartozik, és így tovább. Ezt a számot látjuk a Menüszint oszlopban.

A piros szín jelzi, ha a kezelőnek a csoportjogoktól eltérő jogosultsága van az adott menüponthoz.

A szintek megjelenítését szűrésekkel szabályozhatjuk. De nem csak a megjelenítésüket, hanem a menük betöltését is. Ha egy menü nem lett betöltve, akkor a hozzátartozó jogosultságok állítása nem fog érvényre jutni.

Több kezelő vagy több csoport jogainak állítása esetén megkönnyítik a jogosultság állítást a gyorsmenüből elérhető parancsok. A parancsok segítségével

• egy teljes oszlopon, vagyis a listázott összes menüponthoz beállíthatunk egy kiválasztott jogot. Ekkor az oszlopnak megfelelő kezelő vagy csoport jogait egy kattintással állítjuk be ugyanazzal a joggal az összes megjelenített menüpontra. Az előzőek szerint szűréssel szabályozható, hogy mely menüpontok jelenjenek meg.
• 

• egy teljes soron állíthatunk be egy kiválasztott jogosultságot. Ekkor a soron levő menühöz minden kezelőnek vagy csoportnak ugyanazt a jogosultságot állíthatjuk be.
  

A gyorsmenü Mozgás hozzáférés és Fizetési mód hozzáférés parancsai nem működnek, illetve  nem itt, hanem a bizonylattípus karbantartóban működnek.

Ha a szűrés be van kapcsolva, akkor csak a szűrési feltételnek megfelelő menük jogosultságait menti le a rendszer, az egyéb változtatásokat pedig nem. Ezért mentés előtt a beállított szűréseket meg kell szüntetni.

A gyorsmenüben az Excel export menüt választva az ablakban megjelenített menüket és jogokat Excel fájlba exportálhatjuk.

A Menüfa fül alatt a menü fastruktúrában jelenik meg. A fastruktúra felett levő kék gombbal összezárható, a piros gombbal teljes mértékben kinyitható, a nyomtató ikonnal nyomtatható a fastruktúra. Az összezárt fastruktúra ágai egyesével is szétnyithatók a menüpontok előtti + jelre kattintva. A menüpontokhoz beállított jogosultság a menüpontok mellett szögletes zárójelben látható.

Az ablak alján a Rejtett oszlopok négyzetet kipipálva olyan oszlopok jelennek meg, melyeket alapesetben nem mutat a karbantartó. Ez a lehetőség rendszergazdai funkció. Pl. a Menüpont  oszlopban a menük belső azonosítója található.