A “Bizonylatok>Bank kivonatok beolvasása” menüpont alatt található ablakokban lehet beimportálni és feldolgozni a bankszámla kivonatok adatait.
A beolvasást a Bank kivonatok nyers menüben lehet elindítani.
A megjelenő ablakban a már beolvasott kivonatok láthatók. Újabb beolvasást a gyorsmenüből (egér jobb gombjával kattintva) vagy a “Tranzakciók” ikonra kattintva indíthatunk, a Kivonat beolvasása menüpontot választva.
Ki kell választani a beolvasandó fájlt.
A beolvasott kivonat megjelenik az ablakban.
A beolvasott bizonylatba belépve láthatjuk a kivonaton szereplő tételeket. A kivonat sorai feldolgozatlan állapotban piros színnel jelöltek.
A táblázatban megjelenő mezők:
A beazonosítás bankszámlaszám vagy bizonylatszám alapján történhet.
A “Tranzakciók” menüből vagy a gyorsmenüből lehet indítani a “Számlákra bontás“-t, amely automatikusan összerendeli a banki bizonylatok adatait az exPandában rögzített számlákkal.
A sikeresen feldolgozott tételek piros színjelölése megszűnik, illetve a “Feldolgozva” mező “Igen“-re vált.
Amennyiben a számla vagy bankszámlaszám alapján beazonosított céghez még nem volt bankszámlaszám eltárolva a karbantartóban, automatikusan hozzáadja azt új bejegyzésként. A bankszámlaszám szerinti azonosítás a cégtörzsben rögzített számlaszám alapján is működik.
A partnercégek bankszámlaszámai megtekinthetők és karbantarthatók a “Bizonylatok>Bank kivonatok beolvasása>Cégek bankszámlái” menüpont alatt.
A Számlákra bontás eredménye a Bank kivonatok előkészítve” ablakba kerül. Ebben az ablakban az előfeldolgozott (automatikusan beazonosított) számlákról bővebb információ található.
A program a kivonatok feldolgozása során ellenőrzi, hogy van-e már arra az időszakra forgalom beolvasva, mert ha igen, akkor az abban szereplő tételeket már nem veszi figyelembe ismételten. Ez egyben azt is jelenti, hogy az azonos időszaki kivonat és forgalom adatok együtt kell maradjanak, külön nem célszerű törölni vagy feldolgozni azokat.
Megnyitva a “Bank kivonatok előkészítve“ ablakot, láthatjuk a beazonosított tételeket. A kivonat soraira rendezve egymás alatt látszanak az egyben kifizetett számlák.
Egy tételt kiválasztva a program megmutatja, hogy milyen adatok alapján azonosította be a kifizetett számlát.
Az automatikusan nem beazonosított tételek javítása, összerendelése az előző ablakban, a Bank kivonatok nyers ablakban történik. Csak ebben az ablakban kell módosításokat, javításokat végezni!
A kiegyenlítetlen tételek továbbra is piros színnel jelölve jelennek meg. A kiegyenlítetlen tételen jobb egérgombbal kattintva, a gyorsmenüből válasszuk a “Kiegyenlítetlen számlák” menüpontot a beazonosítatlan tételek azonosításához.
Ebben az ablakban módosítás nem végezhető, csak információkat kaphatunk a cég kifizetetlen számláiról.
Ha sikerült beazonosítani a kiválasztott tételt összeg vagy számlaszám alapján, az “OK” gombra kattintva hozzáadhatjuk a bankkivonat sorához az adott számlát.
A “Hivatkozásokat javít” menüpont további segítséget ad a sikertelenül beazonosított számlák kezelésére.
Ez a módszer azokban az esetekben működik, amikor a céget sikerült azonosítani, de a kiegyenlítetlen számlákból nem sikerült beazonosítani a megfelelőket. A felnyíló ablakban lehetőség van a kiegyenlítetlen számlák összeválogatására. Az adott soron a “Szóköz” billentyű lenyomásával a kiegyenlítetlen számla teljes összege megjelenik, illetve az ablak alján a “Kijelöltek összesen” mezőben összeszámításra kerülnek. Lehetőség van részösszeg megadására is.
Ennek a műveletsornak számított eredménye nem kerül vissza az előző ablakba, csak a kijelölt számlák számai. A számítási művelet csak az összeválogatást segíti.
A beazonosítás végeztével a “Felírja” gomb segítségével zárhatjuk a műveletet. Ekkor felíródnak a sorra a kiválasztott számlaszámok.
A beazonosított számlák számai az ablak következő megnyitásakor, vagy a bankbizonylatra visszatéréskor, vagy a frissítés gomb hatására kerülnek frissítésre.
Amennyiben semmilyen információt nem sikerült egy tételhez adni, úgy szükséges a kézi beazonosítás egyéb dokumentumok alapján.
Ha tudjuk, hogy melyik céghez tartozik a kiegyenlítés, akkor az adott sort szerkesztve kiválaszthatjuk a céget a cégtörzsből, így már lehetőség lesz a kiegyenlítetlen számláit is megtekinteni a Hivatkozásokat javít funkcióval.
A javítások, módosítások több menetben is történhetnek. A javítások eredményét a Számlákra bontás ismételt futtatásával tudjuk átküldeni a Bank kivonatok előkészítve ablakba.
Ha minden tételt sikerült beazonosítani, a műveletet a Bank kivonatok előkészítve ablakban folytathatjuk. Itt megnyitva a bizonylatot, ismét ellenőrizhetjük a kivonat tételeit. Ha maradt beazonosítatlan számla, annak az adatai hiányosan fognak átkerülni a bankbizonylatra.
Az előkészített tételek a Bankba küld menüt választva kerülnek felírásra a bankban.
Belépve a bankrögzítő ablakba ellenőrizhetjük, szükség esetén javíthatjuk a bizonylatokat.
A bizonylatfejen, a “Rendben” mező és a sorok színezése mutatja, hogy a beimportált adatok rendben vannak-e.
A kitöltött “Referenciaszám” mező az importált kivonat azonosítóját tartalmazza (ha van).
Csak azok a tételek kerülnek feltöltésre a bankbizonylatra, amelyek referenciaszámai még nem szerepelnek bankbizonylaton. Ha szeretnénk tételeket ismételten átküldeni a bankba, akkor előbb törölni kell azokat a banki tételeket melyeket korábban átvittünk.
A bankbizonylaton is van lehetőség a hibák javítására, kiegészítő információk vagy hiányzó adatok beírására. A javítás végeztével jelölni kell a “Rendben” jelölő négyzetben, hogy javítva.
