FONTOS: A nyitó program a főkönyvi kivonat alapján dolgozik, így csak könyvelt bizonylatokat vesz figyelembe, a könyvelésnek megfelelően

A nyitás tetszőleges számú alkalommal megismételhető, csak a korábbi nyitás bizonylat sorszámát meg kell változtatni, vagy törölni kell.

Zárás és nyitás folyamata

Még a főkönyvi nyitás előtt

• A Tárgyi eszközök ablakban január elsejére értékcsökkenés számítást kell futtatni.
• Ha a nyitás külön állományba történik, akkor meg kell nyitni a folyószámlát, létre kell hozni a nyitó bank és pénztár bizonylatokat is.

Főkönyv zárása – a nyitás előtt, legalább két menetben:

1. Az 5-9 számlaosztályok zárása.
2. Az így elkészített bizonylatot le kell zárni, hogy a könyvelést a rendszer végrehajtsa a bizonylaton.
3. Egy főkönyvi kivonaton ellenőrizni kell, hogy az 5-9 számlaosztályok egyenlege 0 lett-e.
4. Ezután a könyvelő eredmény felosztást végezhet egy másik bizonylaton, melyet szintén lezár.
5. Egy új záró bizonylaton a 1-4 számlaosztályok zárása következik.
6. Az így elkészített bizonylatot le kell zárni, hogy a könyvelést a rendszer végrehajtsa a bizonylaton.
7. Egy főkönyvi kivonaton ellenőrizni kell, hogy az 1-4 számlaosztályok egyenlege 0 lett-e.
8. A nyitás történhet új állományba, vagy azonos állományba. Ha azonos állományba nyitunk, akkor csak a főkönyvi nyitásra lesz szükség.

A főkönyvi nyitás:

1. Az 1-4 számlaosztály zárását tartalmazó bizonylatban futtatni kell a főkönyvi nyitó programot.
2. Elindítva a nyitást, a program a következő műveleteket végzi:
   1. Azt a záró bizonylatot, amin állunk, ideiglenesen átemeli a másik állományba, ha új állományba nyitunk
   2. Az új állományban ezzel szemben nyitó bizonylatot készít.
   3. Az átemelt záró bizonylatot letörli
3. Az elkészült nyitó bizonylatot le kell zárni.
4. Egy főkönyvi kivonaton ellenőrizni kell, hogy a nyitó számlaosztály egyenlege 0 lett-e.

FONTOS: Mivel a nyitó program fix bizonylatszámon hozza létre a nyitó bizonylatot, így a nyitni kívánt könyvelési évben nem lehet VBev-NYITOGEPI bizonylatszámú bizonylat. Ha van ilyen, akkor a nyitás hibaüzenettel leáll. Ekkor fennmaradhat az átmásolt záró bizonylat is. Ezt törölni kell a nyitás újraindítása előtt.

A nyitás a záró egyenlegre állítja rá a főkönyvet, ami azt jelenti, hogy a már korábban megnyitott tételeket is figyelembe veszi, és csak a hiányzó értékek kerülnek fel az új nyitó bizonylatra. Ez az algoritmus az analitikus nyitásokat – folyószámla, a bank, a pénztár és a tárgyi eszköz nyitást – figyelembe veszi. Ebből következik, hogy az analitikák nyitásának meg kell előznie a főkönyvi nyitást.

Főkönyvi zárás és nyitás részletesebben:

Az 5-9 számlaosztályok zárása

Létre kell hozni egy üres vegyes bizonylatot az alábbiak szerint:

1. Cég: a könyvelendő cég kiválasztása
2. Kelt: a lezárandó év vége általában 12.31-e.
3. Bizonylatszám: A beajánlott bizonylatszám általában nem jó, át kell írni, pl.: VE19-ZARO5-9, VE19-ZARO1-4
4. Záró paraméter kiválasztása a legördülő menüből.

A fejléc lezárása után ki kell lépni a sorrögzítő ablakból.

Az üres bizonylat belsejében, a sorok helyén kell felhívni a jobb egérgombos gyors menüből a zárási program ablakát, vagy a Tranzakciók ikonra kattintunk, és menüből kiválasztjuk a Főkönyvi zárás menüpontot:

A megjelenő ablakban kiválasztjuk az 5-9 számlaosztályok zárása sort, és ha az állomány több céget tartalmaz, válasszuk ki az adott céghez tartozó bizonylatokat, majd az OK gombra kattintva elkészül a záró bizonylat.

Az elkészített bizonylatot le kell zárni, hogy a könyvelést a rendszer végrehajtsa.

Egy főkönyvi kivonaton ellenőrizni kell az 5-9 számlaosztályok egyenlegét. A zárás akkor jó, ha az egyenleg nulla.

Ha az állomány több céget tartalmaz, az adott céghez tartozó bizonylatokat kérjük le a főkönyvi listán.

Ezután a könyvelő eredmény felosztást végezhet egy másik bizonylaton, melyet szintén lezár.

Az 1-4 számlaosztályok zárása

Egy új záró bizonylaton a 1-4 számlaosztályok zárása következik. A lépések megegyeznek az előzőekben leírttal.

A zárás ablakban kiválasztjuk az 1-4 számlaosztályok zárása sort, és ha az állomány több céget tartalmaz, válasszuk ki az adott céghez tartozó bizonylatokat, majd az OK gombra kattintva elkészül a bizonylat.

Az elkészített bizonylatot le kell zárni, hogy a könyvelést a rendszer végrehajtsa.

Egy főkönyvi kivonaton ellenőrizni kell, hogy az 1-4 számlaosztályok egyenlege 0 lett-e. Ha az állomány több céget tartalmaz, az adott céghez tartozó bizonylatokat kérjük le a főkönyvi listán.

Főkönyvi nyitó bizonylatok készítése

Nyitás új állományba

Az 1-4 számlaosztály zárását tartalmazó bizonylatba vissza kell lépni és újra fel kell hívni a Főkönyvi nyitás és zárás ablakot.

Ki kell választani az 1-4 számlaosztály nyitását és mellette meg kell adni a nyitómérleg számlát

Válasszuk ki a Nyitás új állományba felirat mellett a következő könyvelési év állományát. Ha az állomány több céget tartalmaz, válasszuk ki az adott céghez tartozó bizonylatokat.

Ezután az OK gombra kell kattintani.

Az OK gombra kattintás hatására az új állományban elkészül a nyitó bizonylat.

Ezután át kell lépni az új év állományába, és le kell zárni a nyitó bizonylatot.

A nyitó bizonylat sorszámát írjuk át pl. VBev-NYITOGEPI sorszámra.

Egy főkönyvi kivonaton ellenőrizni kell, hogy a nyitó számlaosztály egyenlege 0 lett-e. Ha az állomány több céget tartalmaz, az adott céghez tartozó bizonylatokat kérjük le a főkönyvi listán.

Nyitás azonos állományba

A nyitást el lehet végezni az adott éven belül is.

Az 1-4 számlaosztály zárását tartalmazó bizonylatba vissza kell lépni és újra fel kell hívni a Főkönyvi nyitás és zárás ablakot.

Ki kell választani az 1-4 számlaosztály nyitását és nem kell kipipálni és kiválasztani a nyitás ebbe a cégbe opciót.

Ha az állomány több céget tartalmaz, válasszuk ki az adott céghez tartozó bizonylatokat.

Ekkor egy új bizonylat készül az aktuális állományban a következő napra (mivel dec. 31-én állunk, ez a következő év jan. 1 lesz).

A nyitó bizonylat sorszámát írjuk át pl. VBev-NYITOGEPI sorszámra.

Egy főkönyvi kivonaton ellenőrizni kell, hogy az nyitó számlaosztály egyenlege 0 lett-e.