A készlet eltérés okai az alábbiak lehetnek:

• A készletoszlop beállítása nem megfelelő. (Kihagytunk bizonylatokat, mozgásokat a készletmozgatásból, illetve felesleges bizonylatok, mozgások módosítják a készletet)
• A kezelő olyan mozgásokat használ, melyek nem megengedettek az adott bizonylattípuson. (Megoldás erre a problémára a kezelő képzése, illetve a nem használható mozgások tiltása az adott bizonylattípuson.)
• A kezelő az összetartozó bizonylatok közül csak az egyiket törli le, vagy nem az ügyviteli folyamatnak megfelelően módosítja. Pl. számlából a rendszer által készített raktárbizonylatot töröl, vagy azon módosít. (Megoldás erre a problémára a kezelő képzése, illetve a módosítási és törlési jogainak korlátozása.)

A harmadik esetben páratlan bizonylat vagy nem megfelelően párosított bizonylat jön létre:

• Fölösleges raktárbizonylat van a rendszerben, ezt törölni kell. Ilyen bizonylat úgy jöhet létre, hogy a raktárbizonylatot szülő bejövő számla mozgását megváltoztatták, vagy a számlát egyszerűen letörölték. Az is lehet, hogy megváltoztatták a bizonylat számát. Előfordul, hogy a bejövő számla sorszáma tartalmazza a hónapot, is. Ha a könyvelő úgy dönt, hogy nem abban a hónapban könyveli a számlát, hanem az előzőben, akkor átírja a bizonylatszámot. A bizonylatzárásnál a program nem találja meg az új bizonylat párját a megváltozott bizonylatszám miatt, ezért létrehoz egy új raktárbizonylatot. Így az eredeti számlaszámhoz tartozó raktárbizonylat bent marad a raktárban.
• Megtörténhet, hogy a bizonylat lezáródott, de a rendszer valamilyen hiba miatt visszagörgette a folyamatot, viszont a felhasználó nem veszi észre, nem nyomja meg még egyszer a lezárás gombot. Ilyenkor a lezáratlan bizonylatnak nincs raktári párja. Ez a hiba hamar kiderül, mert pl. ezek a bizonylatok nem könyvelődnek le. A könyvelő figyelmeztetést is kap, hogy lezáratlan bizonylat van a rendszerben.

A fenti hibák kezelésére, illetve kezelése után egyetlen cikk újraszámolását el lehet végezni az Aktuális készletnézegető programban.

A készletoszlopok beállítása a Felügyelet/Bizonylattípusok/Készletoszlopok menüpont alatt történik.

Belépéskor betöltődik az aktuális beállítás. A módosítások csak a memóriában zajlanak, és csak mentéskor íródnak vissza a rendszerbe.

Az első oszlopban (TELEP) a készletoszlop-beállítás telephelyhez rendelését adjuk meg. (Lásd később.) A második oszlopban (BIZTIP) a bizonylattípusok szerepelnek (egy adott készletoszlop több bizonylattípusból is épülhet).

A MOZGAS oszlopban külön paraméterként adjuk meg, hogy a bizonylattípus mely mozgása esetén változzon a készlet. Így egy bizonylattípus több sorban is szerepelhet, különböző mozgásokkal.

A program kivételkezeléssel dolgozza fel a beállításokat. Ha a mozgás mezőben **** szerepel, akkor a bizonylat minden mozgására vonatkozik a beállítás. A program először ellenőrzi, hogy az éppen készítés alatt lévő bizonylaton szereplő mozgás meg van-e adva kivételként, ha nem, akkor a **** mozgásnál beállított paraméterek szerint fog változni a készlet.

A készletoszlopokban adható meg, hogy milyen irányban változtassa a bizonylat a készlet mennyiségét.

A + jel esetén a bizonylaton szereplő mennyiség változás nélkül adódik a készlethez, – jel esetén pedig -1-el szorzott érték adódik a készlethez.

Több telephely esetén az egyes készletoszlopokat külön kell vezetni, hiszen külön raktárból dolgoznak, a szabad illetve egyéb készletértékek a különböző raktárak esetében természetesen nem fognak egyezni. A telephelyek elkülönítését a beállító ablak első, TELEP oszlopában végezzük.

Több telephely esetén a KESZLET táblát használjuk a készletoszlopok tárolására. A TELEP oszlopban állítjuk be, hogy az egyes telephelyek honnan vegyék a készletértékeket. A TELEP mező cikk értéke esetén továbbra is a CIKK táblát, egyéb érték esetén a KESZLET táblát használjuk. A KESZLET tábla mezői: Cikk, Telep, Készletoszlopok, és Napló.

A telephely kódok a TELEP táblában vannak megadva. Itt lehet beállítani azt, hogy az adott telephelyhez rendelhető-e készletoszlop beállítás is. A TELEP tábla karbantartója a Felügyelet/Telephelyek menüpontban érhető el.

Az aktuális felhasználó belépéskor megadja a nevét és jelszavát, és ezzel azonosítja magát. A KEZELO táblában találhatók a felhasználók adatai. Ezt a Felügyelet/Hozzáférés/Kezelők menüpontban érhetjük el, ahol felhasználónként megadjuk a hozzá tartozó telephely kódot. Így kapcsolható össze az adott felhasználó és telephely készletnyilvántartása. A felhasználó ennek eredményeképpen a saját telephelyének készletértékeit fogja látni.

A fentiek értelmében készletoszlopot bizonylattípus, mozgás, és telephelyfüggően lehet állítani.

Készletoszlopok

A készletoszlop beállítások célja, hogy egy vagy több raktáron lévő készletről azonnali információt kaphasson a felhasználó. Lehetőség van arra, hogy egyedi szempontok szerint meghatározzuk, milyen készleteket milyen módon számoljon ki a program. Így virtuális raktárakat alakíthatunk ki.

Néhány példa a virtuális raktárakra:

Szabad készlet: Az éppen eladható készletről ad információt. Ez a készlet nem feltétlenül egyezik meg a raktárkészlettel, hiszen ha például van foglalás a készlet egy részére, akkor azt már más vevőnek nem adhatjuk el, bár az áru fizikailag még a raktár készletét képezi. A program a számla sorainak rögzítése közben, még a számla lezárása előtt is tudja csökkenteni a szabad készletet, így több terminálos számlázás esetén is csak az eladható mennyiség mutatkozik készletként.

Foglalt készlet: A foglalásba tett készletekről ad információt.

Úton levő készlet: A beszállítók felé leadott rendelés alapján számított készlet.

Természetesen ezek az adatok listázó programmal is számíthatók lennének, de ez lényegesen lassabb lenne, mint a fenti megoldás.

Több raktár esetén információt kapunk arról, hogy a teljes készlet hogyan oszlik meg a raktárak között.

A készletszámítás beállítása az adott cég ügymenetétől függően történik.