Cikktörzs karbantartó

Cél, hogy minden cikkhez kényelmesen hozzá lehessen férni akkor is, ha nem tudjuk melyik csoportban található. A karbantartó képe a következő:

Az exPanda Eszköztár alatt szereplő területen három gomb található. Ezek átjárást biztosítanak az adott cikkhez kapcsolódó egyéb karbantartók által karbantartott adatokhoz. Az első gomb a minimál készlet karbantartót hívja fel, a második a beszerzés karbantartóra ugrik, a harmadik a cégfüggő árlistára. A gombok hatására a cikk karbantartóhoz szinkronizálódik a felhívott karbantartó ablak, ami azt jelenti, hogy ha a cikk karbantartón átlépünk egy másik cikkre, akkor a szinkronizált ablak is lép a kiválasztott cikkre és annak adatait mutatja.
A karbantartó másik érdekessége, hogy mindig felrakott átnézőpanellel jelentkezik, be ennek oka, hogy a rácsozat részen hely hiányában nem fér ki annyi mező, amennyi egy cikkhez első ránézésre fontos. Az átnéző panel természetesen itt is lekapcsolható F6 gomb megnyomásával vagy az exPanda eszköztár megfelelő gombjával.
Az alapadatok fül kinézete is kismértékben beállításfüggő. A következő mezők bevitelére van lehetőség:

Kód: Ez egy maximum 15 karakter hosszú betűket és számokat tartalmazó mező. A cikkód megadása kötelező. A cikk-kódok a kinyomtatott listákon és bizonylatokon megjelenhetnek.

Név: Szintén kötelező mező. Egy belső megnevezést tartalmaz, mely a listákon jelenik, meg. Hossza maximum 40 karakter, de a listaképek egy része csak az első 25 karaktert írja ki, így érdemes a lényeges paramétereket előre írni a megnevezésben.

Csop: Minden cikket be kell egy cikkcsoportba sorolni. Ez a csoportosítás tetszőleges felépítésű lehet, de megadása kötelező. Lásd még cikkcsoport állományon keresztül karbantartó leírását.

Statkód: Ebbe a mezőbe a Vámtarifa számot vagy Szj számot kell beírni. Az ide beírt kód a számlára kinyomtatódik, ezért a mező kitöltése kötelező. Ha a kiválasztott csoporthoz meg van adva egy Statkód, akkor ezt új cikk felvételénél a rendszer automatikusan beajánlja. A beajánlást nem kötelező elfogadni, felülírható.

Áfa kulcs: Itt a megfelelő áfakulcsot kell kiválasztani, az áfakulcs törzsállományból. A mező kitöltése kötelező.

Mértékegység: A mértékegység vagy mennyiségi egység típusa választható a mértékegység törzsállományból . A mező kitöltése kötelező.
Mennyiségi egység kezelése – pl. új mennyiségi egység felvétele itt

Rendelési kód: Egy olyan kód, amelyet a szállítói megrendelésekre ír ki a rendszer, ha a mező ki van töltve. Használata beállításfüggő.

Kód2: Tetszőlegesen használt kód melyet a vonalkód, vagy egy másodlagos kód rögzítésére használhatunk. A programba ez a kód a cikkválasztó ablakban megjeleníthető.

Raktári: Ez a jelölőnégyzet jelzi a számlalezáró programrésznek azt, hogy a cikk raktári mozgást okoz-e vagy nem. Tehát szolgáltatás esetén ennek a négyzetnek üresnek kell lennie.

Tiltott: A jelölőnégyzet bejelölése esetén a cikk tiltottá válik, ami azt jelenti, hogy a cikkválasztó ablakban beállítástól függően nem jelenik, meg vagy piros színnel jelenik meg.

Számlázási név: A mező hossza 60 karakter. Célja, hogy a vásárlók számára egy hosszabb, de érthetőbb megnevezést jeleníthessünk, meg amennyiben ez szükséges. Ez a mező, ugyanis a számlára és egyéb bizonylatokra kiírandó nevet tartalmazza. Ha nincs kitöltve, akkor a bizonylatokra a Név mező tartalmát írja ki a program. Ha viszont ki van töltve, akkor a név mező tartalma nem kerül kiírásra, helyette az ide beírt szöveg kerül a bizonylatra.

Méret: Ennek a mezőnek a módosítása, beállításfüggő. Lehetőség van szabad szöveg bevitelére, és be lehet úgy is állítani a rendszert, hogy a méret mező közvetlenül nem módosítható csak, az alábbi felpattanó ablak kitöltésén keresztül:

Mint látható itt a Szélesség, Hosszúság, Magasság külön-külön bevihető mezők. Az ablak kiszámolja a térfogatot is és az így kapott adatokat tárolja a méret mezőbe.

Súly: Ebbe a mezőbe lehet berögzíteni a cikk súlyát. A rendszer a méret adatokkal együtt egy szállítmányozási listán képes megjeleníteni ezeket az adatokat. Ezen kívül, ha a termék környezetvédelmi termékdíj köteles, ennek kiszámításához is szükséges a súly. A rendszer ezen adó kiszámításához is ezt a mezőt használja fel. A mező kitöltése nem jelenti viszont azt, hogy a rendszer termékdíjat számol el. Ehhez egyéb beállítások is szükségesek.

Helykód: Ide lehet beírni a cikk tárolási helyét. Ez a fajta helykód rendszer csak akkor használható hatékonyan, ha egy adott cikket mindig egy adott fiókban, szekrényben tartunk.

Minősítések: Ugyanúgy, mint a cég törzsben egy-egy cikkhez alap beállításként öt független minősítési szempont adható meg. A kódok felvitelét a Minősítések karbantartóban lehet elvégezni.

Nevek: A második fül az átnéző panelen a Nevek.

Ezen a fülön található mezők a külföldre szánt bizonylatokon jelenik, meg. Három nyelven lehet megadni a cikk elnevezését.
Az utolsó fül a cikkhez rendelt ármezőket tartalmazza.

Az ármezők elnevezhetők. Az elnevezéshez fel lehet hívni az árnevek karbantartót. Ezt a cikk módosításakor bármely árnév címkére történő egér kattintással lehet elérni. Az ármezők kitöltése csak egy-egy cikk árainak felvételekor illetve módosításakor praktikus itt. Sok cikk árazására a Cikkek árazása karbantartó használata javasolt.
Ezen a fülön látható néhány speciális mező is:

Árkód: Akkor használható, ha a cikkek nem egyedi árral rendelkeznek, hanem kategóriákba sorolódnak.

Utolsó árazás: Ezt a mezőt a program automatikusan tölti akkor, ha a rögzítéskor automata árlista építés be van kapcsolva. Azt a dátumot tartalmazza, amikor utoljára változtatták meg az ármezőket.

Utolsó beszerzési ár és dátum: A rendszer szintén automatikusan tölti, ha be van kapcsolva az utolsó beszerzések bevételezésekor működő árfelírás. Ha az érték valamiért nem megfelelő vagy nincs az automata kitöltés beállítva, akkor az ár és dátum itt módosítható.

Deviza: Az utolsó beszerzés deviza neme. Import áruk esetén lehet fontos.

Utolsó nyilvántartási ár és dátum: A rendszer szintén automatikusan tölti, ha be van kapcsolva a nyilvántartási árral bevételezésekor történő módosítása. Ebbe a mezőbe ilyenkor a rendszer egy csúsztatott átlagárat ír fel. Ha az érték valamiért nem megfelelő vagy nincs az automata kitöltés beállítva, akkor az ár és dátum itt módosítható.

Cikkek csoport szerinti karbantartója

Ha a cikkről pontosan tudjuk, hogy melyik csoportba tartozik, vagy egy adott csoportba szeretnénk több cikket bevinni, akkor használjuk ezt a karbantartót.

Gyors cikk minősítés

Ahogy a neve is mutatja a cikkek gyors karbantartását támogatja ez az ablak. Ahhoz, hogy megbízható módon nagy tömegben lehetővé tegye a program a cikkek adatainak módosítását, nem megengedhető, hogy ténylegesen a cikk törzsön dolgozzon a felhasználó. Ezért a karbantartó beindításához, egy kiválasztott cikkcsoport letöltését kell elvégezni. A letöltés azt jelenti, hogy a cikktörzs adott cikkcsoportjáról másolatot készítünk egy ideiglenes táblába a felhasználó gépének merevlemezére. Ezen az ideiglenes táblán végrehajtjuk a módosításokat, és amikor ezt elvégeztük, utána egyszerre írjuk vissza a törzsre a változásokat. Ebből két dolog következik:

Az első, hogy ha a karbantartást végző olyan hibát vét, amelyet nem tud könnyen kijavítani, nem kell hogy fájjon a feje. Semmit nem rontott el. Elég, ha újra letölti a törzsben még változatlanul meglévő adatokat, és azokkal újra kezdi a munkát.

A második dolog, hogy a karbantartás nem befolyásolja a folyamatban lévő munkákat. Csak akkor érzékelik a változást a rendszert más terminálról használók, ha már a visszaírás is megtörtént.

Mivel a módosítást végző nem tehet kárt az eredeti adatokban és ezek soronként nem íródnak vissza a törzsre. A karbantartó tábla szintű karbantartást tesz lehetővé, hasonlóan egy táblázatkezelőhöz. Azt, hogy mely mezőket tarthatja karban, a hozzáférési rendszerben beállítható.

Mezők kiválsztása

A karbantartó a szokásos karbantartóhoz képest sokkal nagyobb szabadságot engedélyez a felhasználónak. Úgy tud dolgozni, mint egy táblázatkezelő programmal. Karbantartás közben a nem karbantartandó mezők kerülgetése, kényelmetlen és könnyen hibához vezethet. Ezért a karbantartóban a nyomtatóikon mellett jobbra lévő fehér lapot tartalmazó gomb megnyomásával az alábbi beállító panel jelenik meg. Itt megadhatók a látható mezők azáltal, hogy kipipáljuk a mellettük látható jelölőnégyzetet.

Nyomtatási kép

Az így kiválasztott mezők ki is listázhatók egy automata report generátorral. A listán például az alábbi kép jelenik, meg.

Cikkek Árazása

Ez a cikktörzs egy speciális karbantartója. Célja, hogy gyorsítsa és egyszerűsítse a cikkek árainak megadását. Lehetővé teszi egy-egy cikk halmaz együttes árazását akár képlettel kalkulálható módon. Lehetővé teszi még az árlisták elmentését és visszatöltését és az árak kényelmes táblázatszerű karbantartását.

Azért, hogy az érvényes árakat véletlenül ne lehessen elrontani, a karbantartó nem a cikktörzsön közvetlenül hajtja végre a módosításokat, hanem egy ideiglenes állományba letölti a kért cikkek adatait. Itt zajlik az árazás. Az árazás alatt a rendszer még a régi árakat látja. Amikor az árazás véget ért, a felhasználó dönthet, hogy az elkészült ártáblát feltölti-e a törzsre, vagy elteszi archívumba, vagy egyszerűen eldobja, mert nem akarja érvényesíteni.

A fentiekből következik, hogy az árazás első lépése a letöltés, melyet a letöltés gomb megnyomásával lehet indítani. Ennek hatására az alábbi paraméter kép jelenik meg:

• Ároszlop forrás: Elsőnek azt kell meghatározni, hogy honnan szeretnénk az árakat letölteni. Itt választhatók a cikktörzs ároszlopai (Élő árak), egyszerre maximum 10 oszlop. Választható az archívum, ehhez meg kell majd adni az érvényesség napját és a deviza nemet is, valamint választhatók a PS árak is.
• Érvényesség napja: Az archívumból történő letöltéshez kell.
• Deviza: Az archívumból történő letöltéshez kell. A rendszer devizanemenként archivál.
• Cikkcsoport: Az árazandó cikkek körének szűkítése
• Cikk minősítések: Az árazandó cikkek körének szűkítése

Az OK gomb megnyomására a rendszer letölti a kiválasztott cikkek, megadott ároszlopait, a választott helyről. Az árak ezután kézzel szabadon változtathatók a táblázatban.

A táblázatban nyilak segítségével lehet mozogni. Egy-egy ármező módosításba kapcsolásához nyomja meg az <F2> gombot. Ha az ármező módosítást el akarja vetni, akkor nyomja meg az <ESC> gombot. Az elvetés csak addig működik, amíg a mező módosításban van. Ha a mezőről ellép, és az módosításban volt, akkor a mező tartalma automatikusan az új értékre változik.

Keresni a szokásos <F3> gombbal lehet. Van a rögzítőn egy betűzés funkció is, de ez egy kicsit másként működik mint azt már számos helyen megszokhatta, itt bele kell egérrel kattintani a betűzés mezőbe, vagy meg kell nyomni a táblázatban a <Ctrl+B> billentyű kombinációt, mert csak ebben az esetben hatásos a betűzés. Betűzés végén az <ENTER> gombbal vagy egér kattintással lehet visszamenni a táblázatra.

A táblázaton jobb egérgombbal felhívható egy felbukkanó menü.

Ebben kiválasztható “Adatok letöltése” és “Adatok mentése” menüpontok ugyan azt végzik, amit az ablak tetején látható letöltés és mentés gombok.

Az árnevek beállítása menüpont ugyan azt a beállító panelt hozza fel, mint amelyiket a cikk karbantartóban is el lehet érni.

Az árazás menüpont segítségével annak az ároszlopnak adhatunk értéket, amelyben éppen állunk. A menüpont megnyomására az alábbi panel jelenik meg:

Itt megadható egy árképlet, mellyel az adott ároszlop feltölthető. A képletben lehetnek számok műveletijelek, és hivatkozás más ároszlopokra. Például egy képlet így nézhet ki az egyik oszlopra:

A01*0,95

Ez azt jelenti, hogy annak az oszlopnak minden ármezője, amelyen állunk fel fog töltődni az első ároszlop megfelelő mezőinek 0,95-szeresével. Az ármezőkre, mint látható, számukkal lehet hivatkozni. Tehát a 0,1,..19 ármezőkre a hivatkozás A00,A01,…,A19 lesz. Az utolsó beszerzési árra BAR, az utolsó nyilvántartási árra NAR a hivatkozás.
A képleten kívül az ablakban a kerekítésről rendelkezhetünk még. A kerekítést ki lehet kapcsolni, el lehet érni, hogy a nettó ár legyen kerekítve és azt is, hogy a bruttó legyen kerek. A kerekítés mértékét a tizedesek száma ablakban lehet megadni. Ha ide pozitív számot írunk, akkor ez azt jelenti, hogy ennyi tizedest hagy meg kerekítés után. Ha negatív számot írunk, akkor ennyi tízes helyiértéket nulláz ki. (pl. a -2 százra, a -3 ezerre kerekít).

Az utolsó menüpont, az Árellenőrzés menüpont, egy speciális letöltési menüpont. Feladata, hogy csak azok a cikkek töltődjenek le, amelyeknek egyik ároszlopa a másiktól valamilyen százaléknál nagyobb és/vagy kisebb mértékben eltérnek. Ennek a programnak a segítségével megkereshetők azok a termékek, amelyeknél pl. a nagyker ár és a kisker ár áreltérése nagyobb mint 25% vagy kisebb mint 5% A párbeszéd ablak ilyenkor így van beállítva:

• Vizsgált ármező: Annak az ároszlopnak a neve, amelyet vizsgálunk
• Hasonlítás ezzel: Annak az ároszlopnak a neve, amelyhez hasonlítunk
• Eltérés % nagyobb mint: Egy százalék érték, amelynél nagyobb eltérés esetén a cikk letöltésre kerül. Ha 0, akkor ezt a feltételt nem vizsgálja a letöltés.
• És/Vagy választó: És kapcsolat van-e a két feltétel között, vagy pedig vagylagos a kapcsolat. Az és kapcsolatot, akkor használjuk, ha egy eltérés százalék tartományba eső cikkekre vagyunk kiváncsiak (pl. eltérés nagyobb mint 5%, de kisebb mint 10%, vagyis 5% és 10% közé esik). A vagy kapcsolatot, akkor használjuk, ha fordítva az eltérés tartományból kieső cikkere vagyunk kíváncsiak (pl. eltérés kisebb mint 5%, vagy nagyobb mint 25%, vagyis 5% és 25% közé esők nem érdekesek).
• Eltérés % kisebb mint: Egy százalék érték, amelynél kisebb eltérés esetén a cikk letöltésre kerül. Ha 0, akkor ezt a feltételt nem vizsgálja a letöltés.

Az ellenőrzésre letöltött cikke javíthatók és menthetők. A mentés a mentés gombbal illetve a felbukkanó menü megfelelő menüpontjával indítható el.

A mentés a megadott helyre a megadott ároszlopokra történik.

Cikk csere

Ebben a menüpontban a cikkek cserére kijelölése történik. Akkor használjuk, ha a cikk törzsállományba duplán került be a cikk. Ekkor a két cikk elnevezés összevezethető úgy, hogy minden bizonylaton, mely a rossz elnevezésre hivatkozik, kicserélődik a jó cikk hivatkozásra. Ahhoz, hogy az összevezetést el tudja a program végezni, meg kell neki adni, hogy milyen cikket kell összevezetni. Az alábbi karbantartóban ezt lehet megadni. Az összevezetést a Felügyelet menüpont Cégek és cikkek összevezetése menüjében lehet végrehajtatni a programmal.