A program lehetőséget ad annak beállítására, hogy a könyvelés vagy pénzügy szempontjából lezárt időszakban már ne lehessen bizonylatot rögzíteni vagy módosítani.
A beállítást végezhetjük bizonylattípusonként, vagy akár az összes bizonylatra egyszerre.
Megadható, hogy egy adott dátumnál korábbra ne lehessen bizonylatot rögzíteni, így a zárt könyvelési időszak már nem fog módosulni.
De beállíthatjuk azt is, hogy csak adott dátum tartományban  legyen lehetséges a rögzítés. Ez arra nézve is hasznos lehet, hogy kiküszöböli a nagyobb dátumelírásból fakadó hibákat.
A lezárás szükség esetén törölhető, vagy ideiglenesen felfüggeszthető egy óra hosszára, így nem kell aggódnunk, hogy nyitva marad akaratunk ellenére a rögzítés lehetősége.

A beállítás a Felügyelet>Hozzáférés>Rögzítés lezárása menü kiválasztásával érhető el.

Zárás, illetve rögzítési időszak beállítása egy bizonylattípusra

Kattintsunk az Új sor ikonra vagy nyomjuk meg az Insert billentyűt.

A megjelenő ablakban válasszuk ki egy bizonylattípust és adjuk meg a szükséges dátumokat, végül kattintsunk a Mentés ikonra, vagy ha mentés nélkül akarunk kilépni, kattintsunk a Módosítás elvetése ikonra.

1. Válasszuk ki azt a bizonylattípust.
2. Adjuk meg azt a dátumot, amelynél korábbra nem lehet bizonylatot rögzíteni vagy módosítani.
3. Adjuk meg azt a kezdő dátumot, amikortól lehet bizonylatot rögzíteni.
4. Adjuk meg azt a végső dátumot, amikor még lehet bizonylatot rögzíteni
5. A Mikortól léptet opció nincs használatban, így bejelölni nem kell. Lehetőséget ad arra, hogy a mai naptól korábbra sohase lehessen bizonylatot rögzíteni, vagyis a Mikortól dátumot lépteti mindig a mai napi dátumra.
6. Mentsük a megadott adatokat, vagy lépjünk ki mentés nélkül.

Zárás beállítása egyszerre több bizonylaton

Csoportosan is végezhetjük a rögzítési időszak beállítását.

Kattintson a Tranzakciók ikonra, és válassza a Zárás egyszerre menüpontot.

Válasszuk ki azokat a bizonylatokat, melyekre együtt kívánjuk beállítani a rögzítési időszakot.

1. Kattintsunk a bizonylatválasztó ikonra.
2. Jelöljük be a kívánt bizonylatokat.
3. Mentsük a kijelölést az OK gombra kattintva.

A bizonylatok kiválasztása után adjuk meg a dátumokat, majd mentsük a beállítást az OK gombra kattintva.

Mentés után a megadott bizonylatok megjelennek a Rögzítés lezárása ablakban.

Zárási beállítás feloldása egy órára

Ha csak rövid időre szeretnénk feloldani a bizonylatot a zárási időszak beállítás alól, válasszuk az egy órára felnyitás lehetőségét.  Egy óra múlva ismét érvényre jut a zárási beállítás.

Először jelöljön ki egy bizonylatot, majd kattintson a Tranzakciók ikonra, és válassza az Egy órára felnyit menüpontot.

A bizonylatsoron megjelenik a felnyitás időpontja.

Ideiglenes felnyitás törlése az egy óra lejárta előtt

Nem kell megvárnunk az egy óra elteltét, magunk is törölhetjük az ideiglenes felnyitást.
Ehhez először jelöljön ki egy bizonylatot, majd kattintson a Tranzakciók ikonra, és válassza a Felnyitás törlése menüpontot.
Ha több bizonylat ideiglenes felnyitását szeretné törölni, válassza a Minden felnyitás törlése menüpontot.

Az Expanda program használatához be kell jelentkeznünk egy kezelő kiválasztásával. A kezelőket előzőleg fel kell venni. Ezt a Kezelő ablakban tehetjük
Az ablakot a Felügyelet>Hozzáférés>Kezelő menü alatt érjük el.

A menü kiválasztásával az alábbi ablak jelenik meg:

Az ablakban lehetőségünk van

• új kezelő vagy csoport felvételére
• kezelő vagy csoport kiléptetésére
• kezelő vagy csoport törlésére
• kezelő jelszavának módosítására

Új felhasználó felvételéhez az Új sor ikonra kattintsunk vagy nyomjuk meg az Insert billentyűt.

Adjuk meg a kezelőhöz tartozó adatokat:

• TELEP: Válasszuk ki az új felhasználó telephelyét. Ha a cég csak egy telephellyel rendelkezik, válasszuk ki az alapértelmezett telephelyet (CIKK).
• KÓD: Minden kezelőnek és kezelő csoportnak egyedi kódot kell választani. Az új kezelő felvételekor a program a soron következő kódot beajánlja, amit elfogadhatunk, vagy másik, még nem használt kódot is megadhatunk. A felhasználók kódja 100 – 32.000 számtartomány között választható.
• NÉV: A kezelő felhasználói nevét kell megadnunk. Ezt a nevet kell majd kiválasztani bejelentkezéskor. Ajánlott, hogy minden felhasználó saját azonosítóval használja a programot.
• JELSZÓ: A kezelő jelszavát állíthatjuk be. Ajánlott, hogy a felhasználó az első bejelentkezéskor változtassa meg belépési jelszavát. Minden kezelő csak a saját jelszavát tudja megváltoztatni.
• KEZELŐ CSOPORT: A kezelőket csoportokba sorolhatjuk, mely nagy segítséget jelent a kezelők jogosultságainak beállításához.
• BESOROLÁS: Jelenleg nem használt paraméter, egyedi funkciók kapcsolhatók ehhez a mezőhöz.
• BELÉPÉS: A kezelő felvételének dátumát adjuk meg.

Az adatok megadása után kattintsunk a Mentés ikonra, vagy nyomjuk meg az F9 billentyűt.

A kezelői csoport felvétele a kezelő felvételéhez hasonlóan történik. A csoport kódja viszont a kezelő csoport kódjától eltérően 0-és 99 közötti érték lehet.

Egy kezelő vagy kezelői csoport kiléptetéséhez mindössze a kiléptetés dátumát kell megadnunk.

Ehhez először válasszuk ki a kiléptetni kívánt kezelőt, majd kattintsunk a Módosítás ikonra.

A módosító panelen adjuk meg a kiléptetés dátumát, majd mentsük a módosítást.

A kiléptetett kezelő nem választható többet a Bejelentkezés ablakban.

Ha töröljük a kilépés dátumát, a kezelő ismét be tud jelentkezni a programba.