A bizonylat lezárása, a lezáró gomb működése

A bizonylatok lezártságuk alapján különböző státuszúak lehetnek:

• Rögzítés alatt  (R) – nyitott bizonylatok, amelyek még nem voltak lezárva
• Feltört  (F) – nyitott bizonylatok, amelyek zárás után lettek felnyitva
• Lezárt  (Z) – zárt bizonylatok
• Zárásban  (X vagy Y) – a nyitott és a lezárt közötti átmeneti állapot

Amikor  elkezdünk szerkeszteni egy bizonylatot, a bizonylat rögzítés alatti státuszban van. Ebben a státuszban a fejléc és a sorok is szabadon módosíthatók.
Az adatok rögzítése után minden bizonylatot a lezáró gombra kattintással, vagy a Ctrl+F12 megnyomásával zárni kell! A rögzítés alatti állapotot mutatja a következő ábra.

Amikor lezárunk egy bizonylatot, a státuszt jelző ikon megváltozik, az író kéz ikon helyett stop gomb jelenik meg. Fontos megjegyezni, hogy a zárással együtt indulnak el a rendszerben már előzőleg beállított automatizmusok, programok, mint pl.

• a bizonylat kontírozása
• számla alapján raktárbizonylat, péntárbizonylat készítése
• a bizonylat átmozgatása vagy másolása másik ablakba
• felhasználók értesítése pl. e-malben
• készletszámítás

Ezért a legtöbb esetben fontos a bizonylat lezárása.

A lezárt státuszú bizonylatot szerkeszteni vagy törölni nem lehet. Módosításhoz a lezárt bizonylatot előbb fel kell nyitni. A bizonylat felnyitásához a státuszt jelző ikonra kell kattintani.
A következő ábra mutatja a bizonylat lezárt státuszát jelző ikont:

 

Vannak bizonylatok, melyek lezárás után egyáltalán nem módosíthatók, mint pl. a kimenő számlák, ezért az ilyen jellegű bizonylatok lezárása előtt ellenőrizni kell a bizonylaton szereplő adatokat. A következő ábrán láthatjuk a nem módosítható bizonylatok lezárt státuszát jelző ikont:

Amikor felnyitunk egy lezárt bizonylatot, az ikon “nyitott lakattá” alakul, jelezve, hogy egy egyszer már lezárt bizonylatot szerkesztünk újra. Az újonnan bevitt változások azonban csak akkor érvényesülnek, ha a bizonylatot újból lezárjuk, és ezzel újra elindítjuk a már fentebb említett folyamatokat is. A felnyitás utáni módosítást körültekintően kell végezni, a beállított folyamatok ismeretében, mert a módosítás hatással lehet más bizonylatokra is.

A bizonylat felnyitása jogosultsághoz köthető, így lehetséges, hogy nem minden felhasználónak van engedélye a már lezárt bizonylat felnyitásához és módosításához. Ezzel kapcsolatos leírás a Hozzáférés állítása fejezetben található.

A bizonylat lezárása nem csak a lezáró gomb használatával történhet meg, hanem a bizonylat nyomtatásával is. A legtöbb esetben nyomtatásal ajánlott lezárni a bizonylatot, mert a nyomtatás előképén még lezárás előtt ellenőrizheti, hogy a bizonylat megfelelően lett-e kitöltve.

A lezáró gomb egyéb funkciói

A lezáró gombra jobb egérgombbal kattintva gyorsmenü jelenik meg. A menü tartalma függ a felhasználó jogosultságától.

A fenti ábrán a menü tartalma:

• E-szignók
• Hivatkozásra ugrás

Naplózás, e-szignók

Az exPanda programban különböző szintű naplózás állítható be. A naplózás módja, részletessége egy  adott cég igényeinek függvényében kerülhet kialakításra. Alapesetben a naplózás nem teljeskörű.

Némely bizonylattípus esetében alapértelmezésként is működhet alapszintű naplózás.

A lezáró gomb alatti területen az egér jobbgombjával kattintva hívható fel egy gyorsmenü:

Az E-szignók menüpontot választva a bizonylattal végzett műveletekről kapunk információt.

Pl. a fenti ábrán látható kimenő számlával kapcsolatban az alábbiakat tudhatjuk meg:

• A művelet végzésének dátuma és időpontja
• A bizonylatkarbantartó neve – melyik ablakban készült a számla – (Belföldi forint számla)
• A bizonylat mozgáskódja – (ELAD)
• A felhasználó neve – (Kezelő)
• Milyen műveletet hajtottak végre a bizonylaton – (Z – azaz bizonylatzárás)

Műveleti kódok jelentése

• Z – bizonylat lezárása
• F – bizonylat felnyitása
• U – bizonylat újrazárása

 

A bizonylat létrehozója és lezárója

Általában – de nem kötelezően – a bizonylatfejen, a Megjegyzés fülre átváltva is megnézhető, hogy melyik kezelő, mikor hozta létre a bizonylatot, és melyik kezelő mikor zárta le utoljára.

Kezelői jogosultságtól függően lehetséges bizonyos bizonylattípusokhoz tartozó bizonylatok lezárást követő felnyitása pl. javítási vagy könyvelési célból. Emiatt többször is lezárásra kerülhet egy bizonylat. A bizonylat lezárójaként a program a bizonylatot utoljára lezáró kezelőt tünteti fel.

A naplózás ezen a területen sem teljes körű, egy adott cég igényeihez igazítható.

Előfordulhat, hogy egyáltalán nincs naplózás beállítva, és beállított naplózás mellett sem minden esetben jeleníti meg  a program a bizonylat készítőjének és lezárójának nevét. Ilyen eset például, ha a bizonylatot nem a kezelő hozza létre, hanem a program automatikusan állítja elő.

Erre példa lehet, ha a számla lezárásakor a program készíti el a kiadási raktárbizonylatot, vagy készpénzes számla esetén automatikusan generálja a bevételi pénztárbizonylatot.

Szigorúbb naplózási igények esetén keresse a rendszergazdát vagy a program fejlesztőit.

Hivatkozásra ugrás

A hivatkozásra ugrás menüpontot választva egy kapcsolódó bizonylatot nyithatunk meg, ha a bizonylat hivatkozás mezőben megadtuk a kapcsolódó bizonylat sorszámát.

Ha a fenti ábrán a Hivatkozásra ugrás menüpontot választjuk, akkor a program megjeleníti a KSZ18-00009 számú bizonylatot.

Kapcsolódó témák: Keresés lezártság szerint