Ez a fejezet azt a folyamatot mutatja be, amikor az értékesítés vevői rendelés rögzítésével kezdődik, következő lépésként pedig a kimenő számla előkészítése történik foglalást vagy vevői rendelést felhasználva.
Foglalás vagy vevői rendelés rögzítése
Foglalást vagy vevői rendelést a Bizonylatok>Vevői megrendelések>Foglalás, vevői rendelés ablakban rögzíthetünk.
A bizonylatfej adatainak megadásakor a Mozgás mezőben a program által beajánlott Vevői megrendelés mozgást fogadjuk el.
A vevői rendelésre rögzített mennyiségek a “Foglalt” készletet növelik, a “Szabad” készletet csökkentik.
A készlet információk az Aktuális készlet ablakban tekinthetők meg.
A vevői rendelésen szereplő mennyiségek megjelentek a “Foglalt” készleten.
Számla előkészítése foglalásból vagy vevői rendelésből
Ha a számlázandó tételekről korábban már foglalást vagy vevői rendelést rögzítettünk, akkor a számlát a rendelési bizonylat tételeinek leválogatásával kell rögzítenünk.
A leírásban példaként belföldi forint számlára válogatjuk le a rendelés tételeit.
Bizonylatok>Kimenő számlák> Belföldi forint számla
A számla fejen azt a cégnevet kell megadnunk, amely a rendelés bizonylaton szerepel. Az Eladás mozgást ajánlja be a program, ezt kell választanunk.
A gyorsmenüből a vevői rendelés menüpontot kell választanunk.
A leválogatás ablakban megjelennek a partnerhez tartozó rendelések.
A számlára leválogatott tételek a Vevői rendelés bizonylatról a Vevői rendelés archív bizonylatra kerülnek.
A cikkek “Úton” készlete csökken a leválogatott mennyiséggel. A “Szabad” készlet mennyisége nem változik, mert bár a rendelés bizonylatról lekerült tételek mennyisége növelné a Szabad készletet, viszont ugyanez a mennyiség jelentkezik a számlán, mely alapján csökken a Szabd készlet.
Az előkészített számla nyomtatásával vagy kézi lezárásával állítjuk elő az éles számlát.
Nyomtatáskor vagy kézi záráskor kiadási raktárbizonylat készül a számlán levő tételekről – csak azokról, melyeket a cikktörzsben raktári tételnek jelöltünk. A raktárbizonylat hivatkozik a forrás számlára
Készpénzes számla esetén a program automatikusan létrehozza a bevételi pénztárbizonylatot. A pénztárbizonylat hivatkozik a számlára, amely alapján létrejött.
Lásd még:
Jelen leírat a számla bizonylatok előkészítéséről szól. A számla készítéséről az alábbi fejezetben olvashat:
Az alábbiak arra az esetre vonatkoznak, amikor az értékesítés csak kimenő számla kiállításával történik – sem vevői rendelés, sem szállítólevél készítése nem előzi meg a kimenő számla kiállítását.
A kimenő számlák előkészítése a Bizonylatok>Kimenő számlák menü alatt választható bizonylatrögzítő ablakok egyikében történhet.
A mikró verzióban az alábbi számlák rögzítése lehetséges:
A folyamatok ismertetésénél a Belföldi forint számla ablakot fogjuk használni:
Bizonylatok>Kimenő számlák> Belföldi forint számla
A bizonylatfej adatainak megadásakor a program a mozgás mezőben az Eladás mozgást ajánlja be, ebben az esetben ezt a mozgást kell elfogadunk (mivel szállítói bizonylat nem készült a számlázni kívánt tételekről).
Az előkészített számla nyomtatásával vagy kézi lezárásával állítjuk elő az éles számlát.
Nyomtatáskor vagy kézi záráskor kiadási raktárbizonylat készül a számlán levő tételekről – csak azokról, melyeket a cikktörzsben raktári tételnek jelöltünk. A raktárbizonylat hivatkozik a forrás számlára.
A kiadási raktárbizonylaton levő mennyiségekkel csökken a raktárkészlet.
Készpénzes számla esetén a program pénztárbizonylatot hoz létre. Forintos számla esetén a forintos pénztárban, deviza számla esetén a devizanemnek megfelelő pénztárban.
A pénztárbizonylat hivatkozik a forrás számlára.
A Mozgás mezőben a vevő számla kiegyenlítés mozgást találjuk.
Hibalehetőség:
Ha a kimenő számlán nem megfelelő mozgást választunk – jelen esetben az Eladás mozgás a megfelelő mozgás – akkor a bizonylat lezárásakor nem jön létre kiadási raktárbizonylat, így a számlán szereplő tételek nem kerülnek le a készletről.
Jelen leírat a Mikro változat értékesítési folyamatait írja le, a számla bizonylatok előkészítéséig. A számla készítéséről az alábbi fejezetben olvashat:
Az értékesítési bizonylatok készítésének módja többféle lehet, attól függően, hogy milyen bizonylatok vesznek részt a folyamatban. A készítés módját meghatározza, hogy a kimenő számla kiállítását megelőzően
Ettől függően az alábbi esetek fordulhatnak elő:
A fenti lehetőségek közül esetenként választhatunk, de a választott folyamat szigorúan meghatározza a bizonylatok elkészítésének módját. Ez alatt azt értjük, hogy ha pl. az adott értékesítési folyamatban vevői rendelést állítottunk ki, akkor a rendelésen szereplő tételekről szállítólevelet vagy számlát csak a leiratban meghatározott módon állíthatunk ki.
Ha a fentieket figyelmen kívül hagyjuk, és a programot helytelenül használjuk, akkor bizonylatok feldolgozatlanok maradhatnak. Például, ha a vevői rendelést nem hívjuk le (ld. később) számlára vagy szállítólevélre, hanem ettől függetlenül rögzítjük a számlát, akkor a program “nem tudja”, hogy a rendelés teljesült, így továbbra is “várja”, hogy teljesüljön a rendelés, és emiatt folyamatosan felajánlja feldolgozásra a számlák és szállítók rögzítésekor.
A következő fejezetek – a beszerzés és értékesítés folyamata című részek – nem a program kezelésének mikéntjét tárgyalja, hanem azt mutatja meg, milyen előre beállított folyamatok vannak a programban, milyen kapcsolatok vannak a bizonylatok között, mire kell figyelnünk a bizonylatok rögzítésénél, hogy a program megfelelően működhessen.
Ennek ismeretében tudjuk kihasználni a program által nyújtott szolgáltatásokat, és elkerülni a helytelen használatból eredő hibákat.
Ha az áru bevételezése szállítólevéllel történt, akkor a szállítólevelek felhasználásával kell rögzítenünk a bejövő számlát. A program nyilvántartja, hogy mely szállítólevelek várnak számlázásra, és melyek lettek már leszámlázva.
A bejövő számla rögzítésekor megadva a beszállító nevét, valamint a „Szállítóval beérkezés” mozgást kiválasztva a program megjeleníti a beszállítóhoz tartozó szállítólevelek tételeit.
A leválogatás ablakban megjelenő tételeket akár egyszerre is beemelhetjük a számlába, vagy ha résszámlázás történt, akkor a szállítólevél adott sorait tételenként válogathatjuk a számlára. Megadhatjuk, hogy a szállítólevél sorain levő mennyiségből mennyi kerüljön a számlára.
A számlára átemelt cikkek, mennyiségek lekerülnek a szállítólevél bizonylatról, a szállítólevélen csak a le nem számlázott cikkek, mennyiségek maradnak. A fennmaradó tételeket nyilvántartja a program, és a következő számla rögzítésekor már csak ezeket a tételeket jeleníti meg leválogatásra.
Ha a beszállító felé több szállítólevél bizonylatot is írtunk, akkor a leválogatás ablakban az összes szállítólevél bizonylat tételei megjelennek, az összes szállítólevélről válogathatunk tételeket, megadva a számlán szereplő mennyiségeket.
A már leszámlázott tételek a szállítólevél bizonylatról a Szállítólevelek Archív bizonylattípusban létrejövő bizonylatra kerülnek. Ha nem a teljes szállítólevél kerül a bejövő számlára, akkor a szállítólevél leszámlázott része az archív bizonylaton, a le nem számlázott része továbbra is a szállítólevél bizonylaton lesz.
Ha egy szállítólevél egészében a bejövő számlára kerül, akkor a korábbi szállítólevél bizonylat csak az archív bizonylatban lesz megtalálható. Az archív bizonylat száma megegyezik a szállítólevél bizonylat számával, illetve ha az archív csak része az eredeti szállítólevélnek, akkor a bizonylatszám kiegészül “~T” karakterekkel.
Mivel már korábban, a szállítólevél rögzítésével készletre kerültek a most számlára rögzített tételek, a Szállítóval beérkezés” mozgással rögzített számla esetében nem készít a program újra raktárbizonylatot, és a szabad készlet mennyiségét sem befolyásolja a bizonylaton szereplő mennyiség.
Készpénzes belföldi bejövő számla lezárásakor automatikusan pénztárbizonylat készül.