Az alábbi leírásban a leválogatás – más néven REDISZ – fogalmát tisztázzuk, majd egy példán keresztül megnézzük, hogyan tudunk a leválogatás módszerével létező bizonylat felhasználásával új bizonylatot rögzíteni, annak tételeit leválogatni.

A leválogatás fogalma

A leválogatás – vagy REDISZ – olyan programfunkció, mely lehetővé teszi, hogy egy vagy több bizonylat soraiból válogathassunk össze egy új bizonylatot, miközben a forrás sorok egy másik státuszba tovább mozdulhatnak vagy törlődnek.

Például a vevői rendelésekből szállítási utasítás (diszpozíció) készíthető úgy, hogy a rendelések soraiból válogatunk tételeket egy szállítói utasítás bizonylatra. A kiszállítás nem csak egy rendelésből történhet, sőt még csak nem is egy sor teljes mennyiségének kiszállításáról van szó, hanem tetszőleges rész mennyiségek kiszállítása is megengedett.
A kiszállított rendeléseket (illetve mennyiségeket) az élő rendelésekből ki kell szedni és egy archív rendelésbe kell áttenni.

A leválogatás így lehetővé teszi, hogy

• nem kell újra rögzítenünk már korábban rögzített tételeket – ha egy rendelési bizonylatra felvittük a megrendelt cikkeket, akkor a szállítói utasításra, szállítólevélre, vagy számlára nem kell újra felrögzítenünk. A program a leválogatás ablakban megjeleníti a partner nevére készült bizonylatokat.
• nem kell máshol nyilvántartanunk, hogy milyen rendelések teljesültek, vagy milyen szállítólevelek várnak számlázásra – a program archiválja a már leválogatott tételeket, és csak a még  fel nem dolgozott bizonylatokat fogja megjeleníteni, vagy ha részteljesítés, rész-számlázás történik, akkor a forrásbizonylat fennmaradó tételeiből fogunk tudni válogatni.

A leválogatás során az alábbi lehetőségekkel számolhatunk:

• egy teljes forrás bizonylat összes tételének, sorának a ráemelése a cél bizonylatra, a sorokon szereplő teljes mennyiséggel – egy kattintással kijelölhető a teljes bizonylat
• ha több bizonylat is tartozik a partnerhez, lehetőség van az összes bizonylat összes sorának a leválogatására – egy kattintással kijelölhető az összes bizonylat összes sora
• a bizonylat vagy akár több bizonylat soraiból válogathatunk – pl. ha nem áll rendelkezésre minden tétel, rész teljesítés  vagy résszámlázás esetén
• a leválogatás ablak megjeleníti az egyes tételek mennyiségét is, mi pedig megadhatjuk, hogy a teljes mennyiséget vagy csak rész mennyiséget akarunk leválogatni az adott sorból – ezt soronként eldönthetjük.

Példa a leválogatásra

A példában beszállítói szállítólevélből rögzítünk bejövő számlát. A bejövő számla érkezésekor a tételeket nem rögzítjük újra, hanem a Nem számlázott szállító bizonylatról válogatjuk le.

Az egyik nem számlázott beszállítói bizonylaton az alábbi tételek találhatók (a partnerhez több nem számlázott szállítólevél is tartozik):

 

A bejövő számla rögzítése a bizonylatfej kitöltésével kezdődik. A bizonylatfejen adjuk meg ugyanazt a partnernevet, mely a szállítólevélen is szerepel. A Mozgás mezőben a Szállítóval beérkezés mozgást kell választanunk.

Beállítástól függően a program megjelenítheti automatikusan a leválogatás ablakot. Ha a leválogatás ablak nem jelenik meg, akkor előbb ki kell lépnünk a sorrögzítő ablakból (Escape billentyű vagy Mégsem ikonra kattintás), majd  a Tranzakciók ikonra kattintva és jelen esetben a Nem számlázott beszállítók menüpontra kattintva tudjuk felhívni az ablakot:

Az ablak megjelenítése gyorsmenüből is történhet, a bizonylatfej alatti területen az egér jobb gombjával kattintva:

A megjelenő leválogatás ablak elemei:

A fenti ablakban a megadott partnerhez tartozó három szállítólevél sorait láthatjuk. A fenti képen az egy bizonylathoz tartozó sorokat kapcsos zárójel mutatja. Az ablak mezői:

• A Bizonylat mezőben a bizonylatszámok találhatók, ennek segítségével tudjuk beazonosítani a szállítólevelet.
• A Cikk mezőben a cikk kódját találjuk
• A Cikk név mezőben a cikk elnevezése található
• Eár mező: a szállítólevélen szereplő egységárat tartalmazza
• Ig Drb mező: a szállítólevélen rögzített mennyiséget tartalmazza
• Tény mező: ebben a mezőben adjuk meg a bejövő számlán szereplő mennyiséget, ez a mennyiség kerül a számlára, illetve kerül le a szállítólevélről

A leválogatandó mennyiségek megadásának módjai:

• Összes tétel gomb: Az összes bizonylat összes tételének kijelölése leválogatásra, az összes mennyiségre nézve. A mennyiséget tartalmazó oszlopok tartalma megegyezik. A gomb felirata megváltozik, a Mind nulla felírat lesz látható. A Mind nulla gombot megnyomva a Tényleges oszlopból törlődnek a mennyiségek.

• Teljes bizonylat gomb: Egy kiválasztott bizonylat összes tételének kijelölése leválogatásra, annak összes mennyiségére nézve. Az adott bizonylathoz tartozó, mennyiséget tartalmazó oszlopok tartalma megegyezik. A gomb felirata megváltozik, a Biz. nulla felírat lesz látható. A Biz. nulla gombot megnyomva a Tényleges oszlopból törlődnek a bizonylathoz tartozó sorokon a mennyiségek.

• A szóköz billentyű leütésére a kijelölt tétel összes mennyisége a Tényleges oszlopba íródik, majd a következő sor kerül kijelölésre. Így a szóköz billentyűvel gyorsan tudunk sorokhoz tartozó teljes mennyiségeket megadni. Ez akkor hasznos, ha egy szállítólevél vagy szállítólevelek nem minden tétele került a bejövő számlára. Ha olyan soron nyomjuk meg a szóköz billentyűt, melyen a Tényleges mező már tartalmaz értéket, akkor a Tényleges mező értéke nullázódik.
  Az alábbi képen több bizonylatról válogattunk sorokat, a sorok teljes mennyiségét megadva a szóköz billentyűvel.

• A leválogatandó mennyiségeket kézzel is megadhatjuk, akár soronként is. Ez a lehetőség akkor hasznos, ha résszámlázás történt, a szállítólevélen szereplő tételek nem teljes mennyisége került leszámlázásra.
  Az alábbi képen vannak sorok, melyek teljes mennyiséggel, vannak, melyek részmennyiséggel, és vannak sorok, melyek egyáltalán nem kerülnek leválogatásra.

A leválogatást a Visszaír gombra kattintva vagy az F9 billentyűt leütve hajthatjuk végre, ekkor a kiválasztott mennyiségek a bejövő számlára kerülnek, a számlázandó szállítóról pedig törlődnek.

Mint látható, a bejövő számla bizonylatra került tételek mennyiségei megegyeznek a fenti képen a Tényleges oszlopban látható mennyiségekkel.

A forrásbizonylaton a mennyiségek csökkentek a leválogatott mennyiségekkel.

Ha egy forrásbizonylat minden tétele leválogatásra került, akkor a forrásbizonylat törlődik.

Beállítástól függően a forrásbizonylat leválogatásra került tételei archiválásra kerülhetnek (a beállítást felhasználói igények alapján a program fejlesztői végzik). Ekkor az archív bizonylatokat tartalmazó ablakban a forrásbizonylattal azonos sorszámon jönnek létre bizonylatok, amelyek a leválogatott tételeket tartalmazzák. Résszámlázás esetén az archív bizonylat sorszáma kiegészül a “~T” karakterekkel, ahogyan a lenti képen is látható. Amikor a forrásbizonylat minden tétele leválogatásra került és a forrásbizonylat törlődött, akkor a bizonylatszám végéről törlődnek ezek a kiegészítő karakterek.